Beschlussvorlage - BV/2025/071

1. Der Rat der Stadt Wedel nimmt den in der Anlage beigefügten Verwaltungsgliederungsvorschlag der Bürgermeisterin zur Änderung der Fachbereichseinteilung gemäß § 65 Abs. 2 und 3 Gemeindeordnung Schleswig-Holstein zur Kenntnis.
2. Dem Verwaltungsgliederungsvorschlag wird – nicht – widersprochen.

1. Strategischer Beitrag des Beschlusses

(Bezug auf Produkt / Handlungsfeld / Oberziele)

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2. Maßnahmen und Kennzahlen für die Zielerreichung des Beschlusses

 

Bereits im Jahre 2021 begann auf Anregung des Rates der Stadt Wedel die Auseinandersetzung mit einer Modernisierung der Verwaltungsstruktur. Nach Kontaktaufnahme zur PD Berater der öffentlichen Hand GmbH und Aufnahme in den Kreis der Gesellschafter erfolgte im Jahre 2023 die Ausgestaltung eines Projektes zur Erarbeitung von Handlungsempfehlungen für eine Neuausrichtung der Aufbauorganisation, der Struktur und weiterer unterstützender Maßnahmen.

 

Das Projekt ging im August 2023 in die aktive Durchführung über und gliederte sich in die vier Phasen Initialisierung, IST-Analyse, Validierung und Ergebnisfindung. Die Ergebnisse wurden am 25.01.2024 den Mitgliedern des Rates durch die PD Berater der öffentlichen Hand GmbH präsentiert. Am 26.01.2024 wurde der Abschlussbericht erstellt und der Projektleitung bei der Stadt Wedel übergeben.

 

Die PD empfahl als Maßnahme Nr. 3 zur Modernisierung der Stadtverwaltung die Teilung des Fachbereiches 1 umzusetzen. Auch eine konkrete Teilungsempfehlung wurde erarbeitet. Die im Falle der Umsetzung benötigte Fachbereichsleiterstelle wurde mit Sperrvermerk bereits in den Stellenplan 2024 und 2025 aufgenommen.

 

Die Organisationsanalyse der PD hatte zum Ziel, in sehr kurzer Zeit eine umfassende Betrachtung der organisatorischen Optimierungsbedarfe der Stadtverwaltung herauszuarbeiten. Aufgrund der Themenvielfalt und der begrenzten zeitlichen Möglichkeiten erfolgte der Blick auf den Fachbereich 1 zwar so detailliert und feinfühlig wie möglich, jedoch auch geprägt von der Momentaufnahme in den Monaten September bis Dezember 2023. Zu diesem Zeitpunkt waren drei der fünf Fachdienstleiterstellen des betroffenen Fachbereiches nur kommissarisch besetzt oder faktisch unbesetzt.

 

Die Organisationsuntersuchung konnte somit nicht unter den Bedingungen einer Vollbesetzung aller Führungspositionen erfolgen. Gerade die längere Vakanz auf den Stellen der Fachdienstleitungen führte zu einer veränderten Wahrnehmung der bestehenden Führungsspanne sowie zu einer veränderten notwendigen Präsenz der Fachbereichsleitung in den betroffenen Fachdiensten.

 

Um auszuschließen, dass die Organisationsuntersuchung der PD von eben solchen temporären Effekten beeinflusst wurde, sollte aufbauend auf den Arbeiten der PD eine fortführende, ergänzende Betrachtung des Fachbereiches durchgeführt werden und zur Validierung der PD-Ergebnisse die übergeordnete Struktur des Fachbereiches nochmals analysiert werden. Die Untersuchung erfolgte im Zeitraum vom September 2024 bis April 2025 durch Mitarbeitende des Sachgebietes Organisation und Digitalisierung.

 

Die interne Begutachtung kommt zu dem Ergebnis, dass die empfohlene Maßnahme Nr. 3 der PD Berater der öffentlichen Hand GmbH auch unter den nun veränderten Rahmenbedingungen umgesetzt werden sollte, um die Leistungsfähigkeit der Stadtverwaltung in den Bereichen Bürgerservice, Ordnung, Soziales, Schule, Weiterbildung sowie Kinder- und Jugendangelegenheiten weiterhin zu sichern und sogar auf ein erforderliches Maß zu steigern.

 

Auf Grundlage der Empfehlungen der PD sowie der nachfolgend durchgeführten, neuerlichen Überprüfung der Empfehlung schlägt die Bürgermeisterin der Stadt Wedel gemäß § 65 Abs. 2 und 3 Gemeindeordnung S-H eine Änderung der Verwaltungsstruktur vor.

 

Der Rat kann durch Beschluss diesem Vorschlag widersprechen. Dieser Beschluss bedarf mindestens zwei Drittel der gesetzlichen Zahl der Vertreter. Ausgehend von derzeit 40 Ratssitzen müssten somit mindestens 27 Ratsfrauen und –herren gegen den Vorschlag der Bürgermeisterin stimmen, damit der Widerspruch erfolgreich ist. Anderenfalls ist der Vorschlag der Bürgermeisterin erfolgreich und wird umgesetzt.

 

Der Vorschlag der Bürgermeisterin sieht vor, dass der bisherige Fachbereich 1 in zwei Fachbereiche 1 und 4 aufgeteilt wird. Hierzu werden die Fachdienste 1-40 Bildung, Schule und Kultur, 1-43 Weiterbildung / VHS und 1-60 Jugend, Kinder und Familie aus dem jetzigen Fachbereich 1 herausgelöst und in einem Fachbereich 4 zusammengefasst.

 

Der neue Fachbereich 1 Bürgerservice umfasst dann die Fachdienste Ordnung und Einwohnerservice (1-30) und Soziales (1-50). Der neue Fachbereich 4 Bildung, Familie und Kultur umfasst die Fachdienste Bildung, Schule und Kultur (4-40), Weiterbildung / VHS (4-43) sowie Jugend, Kinder und Familie (4-60).

 

Die Umsetzung der neuen Verwaltungsgliederung soll zum 01.01.2026 erfolgen.

 

Zur praktischen Umsetzung der veränderten Verwaltungsgliederung ist die Besetzung der Stelle der Fachbereichsleitung 4 erforderlich. Hierfür ist mit separater Beschlussfassung die Entfernung des Sperrvermerks im Stellenplan 2025 erforderlich.

Die Verwaltung empfiehlt, dem Verwaltungsgliederungsvorschlag der Bürgermeisterin nicht zu widersprechen.

 

Ebenso folgt die Aufteilung des Fachbereichs 1 in zwei Fachbereiche der Empfehlung des Beratungsunternehmens PD. Die praktische Umsetzung dieser Empfehlung muss jedoch im Laufe des Jahres 2025 erfolgen. Bis zur Einrichtung der zusätzlichen Fachbereichsleiter*innen-Stelle würde die derzeitige Leitung des gesamten Fachbereiches 1 die Leitungsaufgaben fortführen.

Insbesondere die internen Untersuchung des Fachbereiches hat erneut deutlich gemacht, dass sich der Fachbereich 1 seit Schaffung der bisherigen Fachbereichsstruktur im Jahre 1998 massiv verändert hat. Sowohl die Zahl der Mitarbeitenden aber auch vor allem die Anforderungen und Breite der Aufgaben in den Bereichen Schule, Kita, Schulsozialarbeit, Schulkinderbetreuung, Wohngeld und Integration haben sich massiv verändert. Die Zahl der Mitarbeitenden hat sich beispielsweise im Laufe der letzten 13 Jahre von 160 auf 266 erheblich gesteigert.

 

Eine Teilung der Verantwortung für den heutigen Fachbereich 1 notwendig ist, um der veränderten Aufgabenvielfalt, Informationsbreite und der erforderlichen Reaktionsgeschwindigkeit überhaupt gerecht werden zu können und um die notwendige Moderation der Themenfelder zu gewährleisten. Die Teilung des Fachbereiches ist erforderlich, um vor allem die Bereiche Schule, Weiterbildung, Kita, Betreuungsangebote und das Kommunale Krisenmanagement zu stärken, effizienter zu organisieren und letztlich zukunftsfähig aufzustellen. Hier gibt es, so lassen es die internen Erhebungen erkennen, die meisten Handlungsbedarfe.

 

Anders als bei der Analyse durch die PD wurde nun im Rahmen der internen Untersuchung auch ein Vergleich mit anderen Verwaltungen der Mittelstädte innerhalb der Metropolregion Hamburg angestellt. Anhand der erfolgten Rückmeldungen war zu erkennen, dass einzig Wedel als Mittelzentrum die o.g. Aufgaben noch in einem Fachbereich zusammenfasst. Vergleichbare Städte wie Reinbek, Ahrensburg, Itzehoe und Geesthacht haben die vielfältigen Aufgaben auf zwei Fachbereiche verteilt. Die Verteilung der Aufgaben entspricht (mit leichten Abweichungen) jeweils der bereits mit PD erarbeiteten Empfehlung.

 

Gemäß § 65 Abs. 2 und 3 GO gliedert die Bürgermeisterin die Verwaltung in Sachgebiete und weist dem Stadtrat bzw. der Stadträtin ein Sachgebiet zu. Die angedachte Verwaltungsgliederung ist dem Rat der Stadt Wedel darzulegen. Dieser kann dem Verwaltungsgliederungsvorschlag per Beschluss mit 2/3-Mehrheit widersprechen. In der Folge müsste die Bürgermeisterin dem Rat einen neuen Verwaltungsgliederungsvorschlag unterbreiten. Der Rat hat jedoch kein eigenes Initiativrecht.

 

Die Teilung des Fachbereiches 1 Bürgerservice in zwei Fachbereiche stellt eine veränderte Gliederung der Verwaltung in Sachgebiete gemäß § 65 Abs. 2 und 3 GO dar. Die Veränderung der Verwaltungsgliederung ist folglich dem Rat vorzulegen/ vorzuschlagen.

 

Da der Rat jedoch kein eigenes Initiativrecht für Verwaltungsgliederungen besitzt, besteht lediglich die Entscheidungsmöglichkeit für den Rat, einen Widerspruch per Beschluss mit zwei Drittel der gesetzlichen Vertretung zu fassen, wenn der unterbreitete Vorschlag keine Zustimmung findet. Die Bürgermeisterin müsste dann einen erneuten Verwaltungsgliederungsvorschlag vorlegen. Finanzielle Auswirkungen hat die Ausübung des Widerspruchs nicht.

 

Kommt die erforderliche Mehrheit für den Widerspruch (27 Stimmen) nicht zustande, so greift die von der Bürgermeisterin vorgeschlagene Verwaltungsgliederung.

Der Beschluss hat finanzielle Auswirkungen:  ja  nein

 

Mittel sind im Haushalt bereits veranschlagt  ja  teilweise   nein

 

Es liegt eine Ausweitung oder Neuaufnahme von freiwilligen Leistungen vor:  ja  nein

 

Die Maßnahme / Aufgabe ist  vollständig gegenfinanziert  (durch Dritte)

  teilweise gegenfinanziert (durch Dritte)

  nicht gegenfinanziert, städt. Mittel erforderlich

 

Aufgrund des Ratsbeschlusses vom 21.02.2019 zum Handlungsfeld 8 (Finanzielle Handlungsfähigkeit) sind folgende Kompensationen für die Leistungserweiterung vorgesehen:   (entfällt, da keine Leistungserweiterung)

 

 

Ergebnisplan
Erträge / Aufwendungen	2025 alt	2025 neu	2026		2027		2028	2029 ff.
		in EURO
*Anzugeben bei Erträge, ob Zuschüsse / Zuweisungen, Transfererträge, Kostenerstattungen/Leistungsentgelte oder sonstige Erträge Anzugeben bei Aufwendungen, ob Personalkosten, Sozialtransferaufwand, Sachaufwand, Zuschüsse, Zuweisungen oder sonstige Aufwendungen
Erträge*
Aufwendungen*
Saldo (E-A)
Investition	2025 alt	2025 neu	2026		2027	2028		2029 ff.
	in EURO
Investive Einzahlungen
Investive Auszahlungen
Saldo (E-A)