Mitteilungsvorlage - MV/2025/016

Im Zuge der im Jahre 2021 begonnenen Auseinandersetzung mit einer Modernisierung der Verwaltungsstruktur wurde in Zusammenarbeit mit der PD Berater der öffentlichen Hand GmbH herausgearbeitet, dass die erste Stellvertretung der Bürgermeisterin bzw. des Bürgermeisters hauptamtlich besetzt werden soll. Gleichzeitig wurde empfohlen nach Vorbild der Stadt Geestacht auch in Wedel der Ersten Stadträtin bzw. dem Ersten Stadtrat die Leitung des Fachbereiches Innerer Service zu übertragen und die Stelle mit der Funktion des Büroleitenden Beamten bzw. der Büroleitenden Beamtin zu versehen.

 

Die Sachgebietszuweisung erfolgte mit Organisationsvorschlag vom 02.07.2024. Dieser wurde am 11.07.2024 den Mitgliedern der Ratsversammlung vorgestellt. Seit 01.08.2024 leitet dadurch die hauptamtliche Stellvertretung der Bürgermeisterin auch gleichzeitig den Fachbereich Innerer Service.

 

Seit dem 01.02.2025 ist die Stelle der Ersten Stadträtin personell besetzt. Die Einarbeitung der Stelleninhaberin schreitet voran und wird nun auch genutzt, um die Funktion der Büroleitenden Beamtin entsprechend der Empfehlung der Organisationsberatung durch PD ebenfalls auf der Stelle zu verankern. Der hierfür erforderliche Umbau interner Zuständigkeiten und Regelungen erfolgt laufend und wird voraussichtlich innerhalb weniger Wochen abgeschlossen sein.

 

Ab dem 01.04.2025 wird die Erste Stadträtin neben der Leitung des Fachbereiches Innerer Service somit auch die Aufgabe(n) der Büroleitenden Beamtin übernehmen.

 

Bei dieser Maßnahme handelt es sich ausschließlich um eine interne Delegation von Zuständigkeiten ohne Auswirkung auf die grundlegende Verwaltungsstruktur. Ein Widerspruchsrecht des Rates nach § 65 Abs. 3 Gemeindeordnung SH besteht folglich nicht. Für die Arbeit des Rates ist es dennoch hilfreich und sinnvoll über die Veränderung der Zuständigkeiten innerhalb der Stadtverwaltung informiert zu werden.

 

Der Büroleitenden Beamtin werden zentrale, verwaltungsleitende Zuständigkeiten und Befugnisse für die Gesamtverwaltung durch die Bürgermeisterin zugeordnet. So soll sie beispielweise Grundsätze und Standards des allgemeinen Dienstbetriebes entwickeln und das Berichts- und Vorlagenwesen der Gesamtverwaltung koordinieren.

 

Zu den Aufgaben der büroleitenden Beamtin gehören künftig neben der Vorbereitung und Koordinierung wesentlicher Verwaltungsziele und –projekte auch die Erarbeitung und Umsetzung von zentralen Handlungsvorgaben für die gesamte, laufende Verwaltung. Sie trägt die Verantwortung für die Organisation der internen Aufgabenteilung, koordiniert die zentralen Geschäftsprozesse innerhalb der Verwaltung und steuert das Personalmanagement. In Sachen Personal erstreckt sich die übergeordnete Verantwortlichkeit auch auf arbeits- und disziplinarrechtliche Belange sowie auf personalwirtschaftliche Grundsatzfragen.

 

Hinsichtlich Kommunalverfassungsrecht, Gremienarbeit und Rechtsanwendung wird die Büroleitende Beamtin sowohl der Bürgermeisterin, als auch den Mitgliedern des Rates und den anderen Fachbereichen beratend und unterstützend zur Seite stehen. Die Umsetzung der Beschlüsse von Rat und Hauptausschuss wird sie intern überwachen und steuern.

 

Der Ersten Stadträtin wurde die Leitung des Fachbereiches Innerer Service zugeordnet. In ihrer Verantwortung liegen somit die Aufgabenbereiche der Fachdienste Interner Dienstbetrieb (3-10), Personal (3-11), Finanzen (3-20) und Wirtschaft & Steuern (3-22). Die Aufgaben der Büroleitenden Beamtin werden durch diese Fachbereichszuordnung bereits maßgeblich unterstützt. Dennoch ist es erforderlich besondere, leitende Prozesse, die bislang eine dezentrale Verantwortung vorsehen, auf eine zentrale Zuständigkeit umzustellen. Hierfür werden innerhalb der nächsten Wochen interne Regelungen wie beispielsweise die Delegationsverfügung und Dienstanweisungen angepasst.

 

Nach erfolgreicher Installation der Funktion einer Büroleitenden Beamtin ist die Handlungsempfehlung Nr. 1 der PD zur Aufbauorganisation/ Struktur vollständig umgesetzt.