Mitteilungsvorlage - MV/2025/015

Herr Fresch fragte in der HFA-Sitzung am 17.02.2025, warum eine Verschlagwortung der Stellen im Stellenplan rechtlich nicht möglich sei und ob für die Zukunft die Verschlagwortung der Stellen ausgeschlossen werde.

 

Antwort der Verwaltung:

Auf die Vorlage Ö 1.1.1., insbesondere auf die Anlagen der Sitzung des HFA vom 17.02.2025 wird verwiesen. Die Gemeindehaushaltsverordnung hat als Anlage 19 ein Muster für einen Stellenplan. Grundsätzlich handelt es sich bei den amtlichen Mustern jeweils um eine Mindestgliederung. Weitere Unterteilungen bzw. Ergänzungen (neue Spalten/Zeilen) sind insofern grundsätzlich unkritisch, soweit diese nicht zu einer geringeren Transparenz führen und dadurch der Gemeindevertretung wichtige Entscheidungsgrundlagen verloren gehen können.

 

In § 9 der Landesverordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplanes der Gemeinden (Gemeindehaushaltsverordnung - GemHVO) werden folgende Aussagen zum Stelleplan getroffen:

1.    Im Stellenplan sind die im Haushaltsjahr erforderlichen Stellen der Beamtinnen und Beamten und der nicht nur vorübergehend beschäftigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, gegliedert nach Teilplänen sowie nach Besoldungs- und Entgeltgruppen, bei Beamtinnen und Beamten unter Angabe der Amtsbezeichnung, bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer unter Angabe der Funktionen, auszuweisen. Als vorübergehend beschäftigt gelten solche Beschäftigte, deren Dienstleistung auf höchstens sechs Monate begrenzt ist. Im Stellenplan sind nachrichtlich aufzuführen

1. Stellen für Widerrufsbeamtinnen und Widerrufsbeamten und für sonstige Auszubildende,
2. Stellen für Beamtinnen und Beamte, die zu anderen Dienstherren oder Institutionen abgeordnet oder die ohne Dienstbezüge beurlaubt worden sind.

2.    Den für das Haushaltsjahr ausgewiesenen Stellen sind die im Vorjahr ausgewiesenen sowie die am 30. Juni des Vorjahres tatsächlich besetzten Stellen gegenüberzustellen.
3.    Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister darf eine Planstelle in einen anderen Teilplan des Stellenplans umsetzen, wenn dort ein unvorhergesehener und unabweisbarer vordringlicher Personalbedarf entsteht. Über den weiteren Verbleib der Planstelle ist im nächsten Haushaltsplan zu bestimmen.
4.    Stellen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, bei denen nach tarifrechtlichen Vorschriften eine höhere Entgeltgruppe nach Zeitablauf vorgesehen ist, können mit einer zusammenfassenden Bezeichnung versehen werden. Entsprechendes gilt für Stellen für Beamtinnen und Beamte der Regellaufbahnen, die dem Eingangsamt oder dem ersten Beförderungsamt angehören.
5.    Stellen, die nicht mehr benötigt werden, sind unter Angabe eines bestimmten Zeitpunktes als künftig wegfallend zu bezeichnen. Stellen, die zu einem späteren Zeitpunkt anders bewertet werden sollen, sind als künftig umzuwandeln zu bezeichnen. Dabei ist die künftige Bewertung anzugeben. Bei Stellen, die länger als ein Jahr unbesetzt waren, ist zu vermerken, seit wann die Stellen unbesetzt sind. Soweit Stellen als künftig wegfallend oder künftig umzuwandeln bezeichnet worden sind, dürfen diese nach Wirksamwerden des Vermerkes nicht mehr oder nicht mehr entsprechend ihrer früheren Ausweisung besetzt werden.
6.    Besetzbare Planstellen für Beamtinnen und Beamte können bei Bedarf vorübergehend mit Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern besetzt werden, die nach ihren Tätigkeitsmerkmalen eine vergleichbare Tätigkeit ausüben.
7.    Jede Stelle darf grundsätzlich nur mit einer Stelleninhaberin oder einem Stelleninhaber besetzt sein. Die Besetzung einer Stelle mit zwei Teilzeitbeschäftigten der gleichen oder einer niedrigeren Besoldungs- oder Entgeltgruppe ist zulässig, soweit die Gesamtarbeitszeit der Teilzeitbeschäftigten auf dieser Stelle die regelmäßige Arbeitszeit einer oder eines Vollbeschäftigten nicht überschreitet. Bei Stellen für Teilzeitbeschäftigte ist im Stellenplan die jeweils festgelegte Anzahl der wöchentlichen Arbeitsstunden anzugeben. Satz 2 gilt entsprechend.

 

Aber: Probleme wegen einer fehlenden Ermächtigungsgrundlage nach der Datenschutzgrundverordnung bestehen häufig bei der Aufstellung von Haushaltsplänen.

Personenbezogene Datenschutzproblematiken ergeben sich dabei insbesondere aus dem Stellenplan, der Bestandteil des Haushaltsplans ist. Darin können gerade bei sehr kleinteilig aufgegliederten Stellenplänen auch zumindest personenbeziehbare Angaben enthalten sein. Insbesondere bei einer Online-Veröffentlichung müssen zwingend Vorkehrungen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen werden und ggf. der Stellenplan bei einer Veröffentlichung im Internet (Allris)so verändert werden, dass eine Personenbeziehbarkeit ausgeschlossen ist. So werden die Amts- und Funktionsbezeichnungen auch immer in der weiblichen und männlichen Form dargestellt.

 

Gem. § 65 der Gemeindeordnung SH gehört zu den Aufgaben der Bürgermeisterin oder des Bürgermeisters:

 

1.    Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister leitet die Verwaltung der Stadt in eigener Zuständigkeit nach den Zielen und Grundsätzen der Stadtvertretung und im Rahmen der von ihr bereitgestellten Mittel. Sie oder er ist für die sachliche und wirtschaftliche Erledigung der Aufgaben, die Organisation und den Geschäftsgang der Verwaltung sowie für die Geschäfte der laufenden Verwaltung verantwortlich. Sie oder er ist oberste Dienstbehörde und Dienstvorgesetzte oder Dienstvorgesetzter der Beschäftigten der Stadt. Zu ihren oder seinen Aufgaben gehört es insbesondere,

1. die Gesetze auszuführen,
2. die Beschlüsse der Stadtvertretung und der Ausschüsse vorzubereiten und auszuführen und über die Ausführung der Beschlüsse dem Hauptausschuss regelmäßig zu berichten,
3. die Entscheidungen zu treffen, die die Stadtvertretung ihr oder ihm übertragen hat; die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister kann diese Entscheidungen Beschäftigten übertragen, soweit die Stadtvertretung die Übertragung nicht ausdrücklich ausgeschlossen hat,
4. im Rahmen des von der Stadtvertretung beschlossenen Stellenplans und der nach § 28 Satz 1 Nr. 12 festgelegten allgemeinen Grundsätze die beamten-, arbeits- und tarifrechtlichen Entscheidungen für alle Beschäftigten der Gemeinde zu treffen. Personalentscheidungen für Inhaberinnen oder Inhaber von Stellen, die der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister oder einer Stadträtin oder einem Stadtrat unmittelbar unterstellt sind und Leitungsaufgaben erfüllen, werden auf Vorschlag der Bürgermeisterin oder des Bürgermeisters von der Stadtvertretung oder vom Hauptausschuss getroffen. Die Zuständigkeit wird durch die Hauptsatzung bestimmt.

 

Daraus folgt, dass für die Dauer des gesamten Haushaltsjahres allein aus organisatorischen Gründen nicht gewährleistet werden könnte, dass etwaige Tätigkeitbeschreibungen durchweg bei den konkreten Stellen erhalten und die Nachvollziehbarkeit gewahrt bleibt. Die Bindungswirkung der Aufgabenzuteilung im Stellenplan widerspricht insofern auch der Organisations- und Personalhoheit der Bürgermeisterin.

 

Ergebnis: Insoweit ist der öffentliche Stellenplan als Bestandteil des Haushaltsplans entsprechend zukünftig zu modifizieren.