Mitteilungsvorlage - MV/2025/007

Zur Ratssitzung am 30.01.2025 erging eine interfraktionelle Anfrage zum Personal und zum Stellenplan. Die Anfrage sollte bis zu den Fraktionssitzungen vor dem nächsten Haupt- und Finanzausschuss am 17.02.2025 beantwortet werden und enthielt Fragen zu insgesamt drei Themenbereiche:

 

1. Personal

Welche Pläne hat die Verwaltung hinsichtlich der Organisationsentwicklung (Maßnahme 2 des Haushaltsbegleitbeschlusses) mit Personalbemessung und kritischer Betrachtung der derzeitigen Aufgaben?

1. Findet eine Priorisierung der zu betrachtenden Fachdienste statt?

Wenn ja, nach welchen Kriterien erfolgt diese?

2. Wird die Organisationsentwicklung intern oder extern erbracht?

 

Antwort:

Maßnahme 2 des Haushaltsbegleitbeschusses (Haushaltssicherung 2028) besagt, dass über eine Aufgabenkritik die Zahl der Stellen der Stadt reduziert werden sollen. Ziel sei es, die Personalkosten zu senken. Dies soll über Aufgabenveränderung, Verringerung des Aufgabenumfangs, Verzicht auf die Erledigung von Aufgaben oder Optimierung von Arbeitsabläufen geschehen.

 

Derzeit werden zwei Organisationsuntersuchungen mit Personalbemessung und Aufgabenkritik durchgeführt. Hiervon betroffen sind der Fachdienst Personal (3-11) und der Fachdienst Ordnung und Einwohnerservice im Sachgebiet Allgemeine Ordnungsangelegenheiten (1-302). Parallel findet zudem eine Untersuchung zur übergeordneten Aufbauorganisation des Fachbereiches 1 statt.

 

Nach Abschluss dieser drei Organisationsuntersuchungen soll eine Überprüfung des Fachdienstes Bildung, Kultur und Sport (1-40) hinsichtlich Personalbemessung und Aufgabenkritik erfolgen. Dieses Projekt ist noch nicht terminiert, aber bereits mit der zuständigen Fachdienstleitung als Bedarf gemeldet.

 

Bislang wurden derartige Untersuchungen durch verschiedene Faktoren ausgelöst:

•           Bedarfsmeldung von Fachdienst- oder Fachbereichsleitungen
•           begleitende Untersuchung im Rahmen von Stellenplananträgen
•           begleitende Maßnahme zur Beseitigung von angezeigter Überlastung
•           Beauftragung durch die Verwaltungsleitung

 

Da bislang konkrete Auslöser zur Durchführung einer Organisationsuntersuchung führten und eine Gesamtschau auf alle Bereiche der Stadtverwaltung bislang nicht projektiert wurde, war eine Priorisierung von einzelnen Untersuchungsbereichen nicht erforderlich.

 

Grundsätzlich werden Organisationsuntersuchungen durch den Fachdienst Interner Dienstbetrieb / Organisation (3-105) durchgeführt. Für diese Aufgabe steht eine Stelle (Stellenplan-Nr. 3-105-02) zur Verfügung. Teilweise übernimmt auch die Fachdienstleitung 3-10 einzelne Untersuchungen. Aufgrund der geringen personellen Kapazität wird unterstützend auf externe Dienstleister zurückgegriffen. Von den aktuell durchgeführten Organisationsuntersuchungen wird nur die Überprüfung des Fachdienstes Personal extern durchgeführt. Die Mitarbeitenden der städtischen Organisation (3-105) begleiten das Projekt und nehmen das Projektcontrolling wahr.

 

 

2. Zur Kooperation mit dem Kreis

Bei welchen weiteren Aufgaben ist es denkbar, statt sie wie bisher mit städtischem Personal künftig in Kooperation mit dem Kreis zu erledigen, wie es bereits mit der Vollstreckung und der Telefonzentrale funktioniert? Hier wären unter Umständen Einsparungen der Personalkosten ohne Leistungsreduzierung möglich, da viele kostenintensive Risiken auf den Kreis übergingen.

 

Antwort:

Ausgelöst durch diese Anfrage werden alle Fachdienstleitungen nun im ersten Schritt aufgefordert, eine Überprüfung dahingehend vorzunehmen, ob Aufgaben ihres Verantwortungsbereiches im Rahmen einer Kooperation mit der Kreisverwaltung durch diese erledigt werden können. Im nächsten Schritt muss dann die Kooperationsbereitschaft der Kreisverwaltung Pinneberg erfragt werden.

 

Weitere Aspekte, wie beispielsweise die Wirtschaftlichkeit der Kooperation, werden dann überprüft. Es ist geplant, dem Haupt- und Finanzausschuss anschließend eine Liste mit möglichen Kooperationen zur weiteren Diskussion vorzulegen.

 

3. Zum Stellenplan

Besteht die Möglichkeit, im Stellenplan zeitnah und künftig zusätzlich zur reinen Funktionsbezeichnung eine konkrete Stellenbeschreibung zu ergänzen? Nur so ist nachzuvollziehen, welche Aufgaben von den einzelnen Stellen erledigt werden. Die Funktionsbezeichnung allein (Tariflich Beschäftigte/r oder Amtsbezeichnung) ist für einen solchen Aufgabenüberblick nicht ausreichend.

 

Antwort:

Das Anliegen ist nachvollziehbar, jedoch aufgrund von rechtlichen Vorgaben nicht umsetzbar. In der Anlage 19 Muster zu § 9 GemHVo-SH ist klar definiert, welche Angaben in einem Stellenplan aufzunehmen sind. Die Anlage 19 enthält ein verpflichtendes Muster mit engen Vorgaben.

 

Um dem Wunsch nach einer besseren Nachvollziehbarkeit und mehr Transparenz hinsichtlich der Aufgaben der einzelnen Organisationseinheiten nachzukommen, wird es ein erweitertes Organigramm mit Zuständigkeits- bzw. Aufgabenbeschreibungen geben. Dies wird zur HFA Sitzung am 17.02. vorbereitet und in der „Ratsinfo“ in Allris als Dokument zum Download bereitgestellt.