Beschlussvorlage - BV/2024/042

Der Rat der Stadt Wedel stimmt dem in der Anlage beigefügten Verwaltungsgliederungsvorschlag gemäß § 65 Abs. 2 und 3 Gemeindeordnung Schleswig-Holstein zu. Der Ersten Stadträtin bzw. dem Ersten Stadtrat wird mit der Verwaltungsgliederungsentscheidung die Leitung des Fachbereiches Innerer Service zugeordnet.

1. Strategischer Beitrag des Beschlusses

(Bezug auf Produkt / Handlungsfeld / Oberziele)

 

 

2. Maßnahmen und Kennzahlen für die Zielerreichung des Beschlusses

 

Bereits im Jahre 2021 begann auf Anregung des Rates der Stadt Wedel die Auseinandersetzung mit einer Modernisierung der Verwaltungsstruktur. Nach Kontaktaufnahme zur PD Berater der öffentlichen Hand GmbH und Aufnahme in den Kreis der Gesellschafter erfolgte im Jahre 2023 die Ausgestaltung eines Projektes zur Erarbeitung von Handlungsempfehlungen für eine Neuausrichtung der Aufbauorganisation, der Struktur und weiterer unterstützender Maßnahmen.

 

Das Projekt ging im August 2023 in die aktive Durchführung über und gliederte sich in die vier Phasen Initialisierung, IST-Analyse, Validierung und Ergebnisfindung. Die Ergebnisse wurden am 25.01.2024 den Mitgliedern des Rates durch die PD Berater der öffentlichen Hand GmbH präsentiert. Am 26.01.2024 wurde der Abschlussbericht erstellt und an die Projektleitung der Stadt Wedel übergeben.

 

Auf den Empfehlungen der externen Berater basierend schlägt der Bürgermeister der Stadt Wedel, infolge der am 09.06.2024 erfolgten Abwahl vertreten durch die 2. stellvertretende Bürgermeisterin, gemäß § 65 Abs. 2 und 3 Gemeindeordnung S-H eine Änderung der Verwaltungsstruktur und eine Sachgebietszuweisung für die hauptamtliche Stellvertretung des Bürgermeisters bzw. der Bürgermeisterin vor.

 

Gemäß § 65 Abs. 3 GO steht dem Rat der Stadt Wedel kein eigenes Initiativrecht zu. Er kann dem Verwaltungsgliederungsvorschlag des Bürgermeisters lediglich widersprechen. Der Widerspruch benötigt eine Zwei-Drittel-Mehrheit. Die zur Beschlussfassung vorgelegte Formulierung sieht jedoch ein positives Votum vor, wie es auch bei anderen Beschlüssen in der Stadt Wedel übliche Praxis ist. Sofern dem Verwaltungsgliederungsvorschlag also widersprochen werden soll, müssten daher mindestens zwei Drittel der gesetzlichen Zahl der Ratsmitglieder (ausgehend von derzeit 40 Ratssitzen = 27 Stimmen) mit „Nein“ abstimmen, damit der Widerspruch erfolgreich ist. Anderenfalls ist der Vorschlag des Bürgermeisters / der Bürgermeisterin erfolgreich und wird umgesetzt.

 

Dem Ersten Stadtrat bzw. der Ersten Stadträtin wird die Leitung des Fachbereiches 3 – Innerer Service zugewiesen. Die Leitungen der Fachdienste Interner Dienstbetrieb (3-10), Personal (3-11), Finanzen (3-20) und Wirtschaft & Steuern (3-22) sind dem ersten Stadtrat oder der ersten Stadträtin direkt unterstellt.

 

Die Fachbereiche 1 und 2 werden jeweils von einer beauftragten Mitarbeiterin bzw. einem beauftragten Mitarbeiter (§ 65 Abs. 2 S. 3 GO) geleitet. Diese beauftragten Mitarbeiter*innen tragen die Bezeichnung Fachbereichsleitung.

 

Die Fachbereiche, die den beauftragten Mitarbeiter*innen zugewiesen wurden, dürfen die Gewichtung des Fachbereiches, welcher dem Ersten Stadtrat oder der Ersten Stadträtin zugewiesen wurde, nicht übersteigen (§ 65 Abs. 2 Satz 4 GO). Dem Ersten Stadtrat bzw. der Ersten Stadträtin wird der Innere Service zugewiesen. Dieser Fachbereich beinhaltet die zentralen Steuerungs- und Managementaufgaben, wie Personal, Organisation, Gremienbetreuung und Finanzen. Die Produkte dieses Fachbereiches wirken auf die gesamte Verwaltung. Dem Ersten Stadtrat bzw. der Ersten Stadträtin wird somit der Fachbereich mit der größten Gewichtung zugewiesen.

 

Die Umsetzung der neuen Verwaltungsgliederung soll zum 01.08.2024 erfolgen. Die hierfür notwendigen Regelungen zur hauptamtlichen Stellvertretung des Bürgermeisters bzw. der Bürgermeisterin wurden bereits in der Hauptsatzung aufgenommen.

 

Mit diesem vorliegenden Vorschlag zur Verwaltungsgliederung soll der hauptamtlichen Stellvertretung des Bürgermeisters die Leitung des Fachbereichs Innerer Service zugewiesen werden. Dies entspricht der Empfehlung der Beratungsgesellschaft PD Berater der öffentlichen Hand GmbH. Die Umsetzung dieser ersten, wichtigen Teilmaßnahme sollte kurzfristig erfolgen, da die Stadtverwaltung aufgrund der am 09.06.2024 erfolgten Abwahl des Bürgermeisters derzeit ehrenamtlich vertreten wird. Die Wahl der Bürgermeisterin bzw. des Bürgermeisters wird zwar derzeit vorbereitet. Mit einer Stellenbesetzung vor dem 01.02.2025 ist jedoch nicht zu rechnen. Zusätzlich ist ab dem 01.08.2024 die Stelle der Fachbereichsleitung Innerer Service unbesetzt ist. Der aktuelle Stelleninhaber wechselt in den Ruhestand.

 

Nach Zuweisung des Sachgebietes gemäß § 65 Abs. 2 S. 1 GO erfolgt die nach § 67 Abs. 3 S. 1 GO erforderliche öffentliche Ausschreibung der Stelle. Die Wahl des/der Ersten Stadtrats bzw. Stadträtin erfolgt durch den Rat (§ 67 Abs. 1 S. 1 GO). Vorschlagsberechtigt sind die Bürgermeisterin bzw. der Bürgermeister, eine Fraktion und einzelne Ratsmitglieder (§ 67 Abs. 1 S. 2 GO). Es ist geplant, nachfolgend zur öffentlichen Ausschreibung der Stelle ein strukturiertes, qualifiziertes Auswahlverfahren durchzuführen, um am besten geeignete Kandidaten für eine Wahl zu finden. Unabhängig vom Ergebnis des Auswahlverfahrens können Fraktionen und Ratsmitglieder aber auch weitere eigene Kandidaten zur Wahl vorschlagen. Für die Wahl gelten die Regelungen des § 40 GO.

 

Abweichend von der Empfehlung des Beratungsunternehmens PD wird eine Aufteilung des Fachbereiches 1 in zwei Fachbereiche derzeit noch nicht vorgeschlagen. Eine weitere und detailliertere Untersuchung dieser Empfehlung ist erforderlich und soll noch im Laufe des Jahres 2024 starten. Mit der kürzlich erfolgten Besetzung aller Fachdienstleitungsstellen in dem Fachbereich ergeben sich Rahmenbedingungen, die zum Zeitpunkt der Organisationsuntersuchung im zweiten Halbjahr 2023 nicht bestanden. Die Auswirkungen dieser Veränderung müssen zunächst eruiert werden. Zudem stehen die Fachdienste Bildung, Kultur und Sport (FD 1-40) sowie Kinder, Jugend und Familie (FD 1-60) aktuell vor großen fachlichen Herausforderungen. Die Umsetzung der Empfehlung von PD zum jetzigen Zeitpunkt würde personelle Kapazitäten binden, die mindestens noch im zweiten Halbjahr 2024 zur Bewältigung der Fachaufgaben dringender benötigt werden. Es wird daher empfohlen, die weitere Organisationsuntersuchung im Fachbereich 1 innerhalb des Jahres 2024 zwar zu projektieren und vorzubereiten, aber erst im Jahre 2025 auf Basis einer validierten Optimierungsempfehlung in die Umsetzungsbegleitung überzugehen. Sofern dann eine Aufspaltung des Fachbereiches 1 in zwei verschiedene Fachbereiche noch angezeigt ist, wird die Verwaltung bzw. der oder die Bürgermeister*in dem Rat einen weiteren Organisationsvorschlag zur Transformation der Stadtverwaltung unterbreiten.

 

Die Schaffung einer Stabsstelle Recht und Gremien sowie einer Stabsstelle Wirtschaftsförderung soll gegenwärtig nicht umgesetzt werden. Die Umsetzung dieser beiden Empfehlungen erfordert einen sehr großen Aufwand, um personelle Abhängigkeiten und gewachsene Strukturen aufzulösen. Zwar wurde die Stabsstelle Recht und Gremien als sogenannter „quick-win“ von PD betitelt, jedoch müssten hierzu Aufgabenverzahnungen auf den betroffenen Stellen aufgelöst und neue Vertretungsregelungen geschaffen werden. Dieser Umbau erfordert Zeit und bindet personelle Kapazitäten, die in beiden betroffenen Organisationseinheiten aufgrund der Abwahl sowie Neuwahl des Bürgermeisters derzeit nicht vorhanden sind. Beide Organisationseinheiten funktionieren gut, so dass derzeit keine Dringlichkeit für eine Optimierung besteht. Vielmehr sollte der anstehende, altersbedingte Personalwechsel in den nächsten 3 Jahren genutzt werden, um die neue Struktur der Stabsstelle zu entwickeln.

 

Ebenso verhält es sich bei der Schaffung der empfohlenen Stabsstelle Wirtschaftsförderung. Hierzu wäre der vorhandene Fachdienst Wirtschaft und Steuern aufzulösen. Gut funktionierende Strukturen wären aufzubrechen und personelle Gefüge neu zu ordnen. Auch dieser Abteilung steht in den nächsten 4 Jahren ein massiver, altersbedingter Personalwechsel bevor. Dieser sollte zur Schaffung neuer Strukturen genutzt werden. Auch PD empfahl aus diesem Grunde bereits einen Projektstart erst ab Mitte 2026.

 

Die übrigen Empfehlungen der PD Berater der öffentlichen Hand GmbH betreffen nicht die Verwaltungsgliederung und bedürfen daher keiner Entscheidung/ Zustimmung durch den Rat. Diese Empfehlungen und Maßnahmen werden im laufenden Geschäft bewertet und umgesetzt.

Gemäß § 65 Abs. 2 und 3 GO gliedert der Bürgermeister die Verwaltung in Sachgebiete und weist dem Stadtrat bzw. der Stadträtin ein Sachgebiet zu. Die Sachgebiete tragen in Wedel die Bezeichnung Fachbereich.

 

Die Zuweisung der Fachbereiche sowie der Verwaltungsgliederungsvorschlag sind dem Rat der Stadt Wedel darzulegen. Der Rat kann diesem Vorschlag per Beschluss widersprechen. Die Zuweisung der Fachbereiche sowie die Änderung der Verwaltungsgliederung dürften dann nicht umgesetzt werden. In der Folge müsste der Bürgermeister bzw. die Bürgermeisterin dem Rat einen neuen Verwaltungsgliederungsvorschlag unterbreiten.

 

Der Rat hat jedoch kein eigenes Initiativ- oder Vorschlagsrecht.

 

Aufgrund dieser rechtlichen Konstellation gibt es lediglich die Entscheidungsmöglichkeit für den Rat den Widerspruch per Beschluss mit zwei Drittel der gesetzlichen Vertretung zu fassen. Finanzielle Auswirkungen hat die Ausübung des Widerspruchs nicht.

 

Sofern weniger als 27 Ratsmitglieder mit „Nein“ stimmen, greift die vom Bürgermeister bzw. von der Bürgermeisterin vorgeschlagene Verwaltungsgliederung. Direkte finanzielle Auswirkungen ergeben sich durch Annahme des Verwaltungsgliederungsvorschlages nicht, da erst die nachfolgenden Beschlüsse zu finanziellen Auswirkungen führen. Die Stelle des Ersten Stadtrates ist bereits im Stellenplan 2024 mit Sperrvermerk aufgenommen. Der Sperrvermerk wäre mit gesondertem Beschluss aufzuheben. Erst durch Aufhebung des Sperrvermerkes und Besetzung der Stelle entstehen Personalkosten in Höhe von rund 105.000,00 € jährlich zuzüglich eines Betrages für Pensions- und Beihilferückstellungen. Basierend auf der Annahme, dass die Stelle des Ersten Stadtrates bzw. der Ersten Stadträtin im Oktober 2024 besetzt werden kann, können die Personalkosten 2024 mit rund 26.000,00 € kalkuliert werden. Gegenfinanziert sind die Personalkosten 2024 aus Minderausgaben aufgrund der Vakanz auf der Stelle der Fachbereichsleitung 3 ab voraussichtlich 01.08.2024 in Höhe von rund 37.500,00 €.

 

Die Stelle mit der Nr. 3 (Verwaltungsdirektor/ A15) im Stellenplan 2024 wäre zu sperren und im Stellenplan 2025 zu streichen, da die Leitung des Fachbereiches 3 zukünftig durch den Ersten Stadtrat bzw. die Erste Stadträtin erfolgt. Durch Streichung dieser Stelle reduziert sich der Personalaufwand um rund 90.000,00 € zuzüglich eines Betrages für Pensions- und Beihilferückstellungen.

Der Beschluss hat finanzielle Auswirkungen:  ja  nein

 

Mittel sind im Haushalt bereits veranschlagt  ja  teilweise   nein

 

Es liegt eine Ausweitung oder Neuaufnahme von freiwilligen Leistungen vor:  ja  nein

 

Die Maßnahme / Aufgabe ist  vollständig gegenfinanziert  (durch Dritte)

  teilweise gegenfinanziert (durch Dritte)

  nicht gegenfinanziert, städt. Mittel erforderlich

 

Aufgrund des Ratsbeschlusses vom 21.02.2019 zum Handlungsfeld 8 (Finanzielle Handlungsfähigkeit) sind folgende Kompensationen für die Leistungserweiterung vorgesehen:   (entfällt, da keine Leistungserweiterung)

 

 

Ergebnisplan
Erträge / Aufwendungen	2024 alt	2024 neu	2025		2026		2027	2028 ff.
		in EURO
*Anzugeben bei Erträge, ob Zuschüsse / Zuweisungen, Transfererträge, Kostenerstattungen/Leistungsentgelte oder sonstige Erträge Anzugeben bei Aufwendungen, ob Personalkosten, Sozialtransferaufwand, Sachaufwand, Zuschüsse, Zuweisungen oder sonstige Aufwendungen
Erträge*
Aufwendungen*	90.000	78.500	105.000		105.000		105.000	105.000
Saldo (E-A)	90.000	78.500	105.000		105.000		105.000	105.000
		-11.500
Investition	2024 alt	2024 neu	2025		2026	2027		2028 ff.
	in EURO
Investive Einzahlungen
Investive Auszahlungen
Saldo (E-A)

 

* Die angegebenen Aufwendungen sind ausnahmslos Personalaufwendungen.