Mitteilungsvorlage - MV/2023/087

Die Verwaltung wurde beauftragt, Maßnahmen zur Kostenreduzierung im Sitzungsdienst zu erarbeiten. Im Rahmen der Diskussionen zur Haushaltskonsolidierung wurde festgestellt, dass bei der überörtlichen Vergleichsprüfung des Landesrechnungsrechnungshofes im Jahre 2019/2020 die Unterschiede zwischen der Stadt Quickborn und der Stadt Wedel erheblich waren. Die Unterschiede zwischen Quickborn und Wedel sollten daher herausgearbeitet werden und hieraus Maßnahmen zur Kostenreduzierung bei der Stadt Wedel um 25 % erarbeitet werden.

 

Vergleich Wedel - Quickborn

Der Sitzungsdienst bei der Stadt Quickborn ist identisch organisiert wie bei der Stadt Wedel. Auch in Quickborn gibt es ein zentrales Sitzungsbüro, welches sich um übergeordnete, organisatorische und administrative Angelegenheiten der Gremienbetreuung kümmert. Zusätzlich erfolgt die Betreuung der Ausschüsse und Stadtvertretung dezentral durch Gremienbetreuungen in den jeweiligen Fachabteilungen.

 

Wie Wedel setzt auch die Stadt Quickborn das Fachverfahren Allris ein und nutzt ebenso wie Wedel den digitalen Workflow der Version 4.0.

 

Zwischen Wedel und Quickborn bestehen lediglich in der Art der Protokollführung, in der Häufigkeit der Gremiensitzungen und in der Zahl der betreuten Gemeinden große Unterschiede, die zu solch erheblichen, finanziellen Abweichungen zwischen der Stadt Quickborn und der Stadt Wedel führen.

 

Quickborn praktiziert eine Verwaltungsgemeinschaft mit anderen Gemeinden (Bönningstedt, Ellerau, Hasloh und Ascheberg). Die Aufwendungen des zentralen Sitzungsdienstes verteilen sich daher auf insgesamt 5 Gemeinden. Diese Synergieeffekte kann Wedel nicht nutzen, da Wedel keine Verwaltungsgemeinschaften eingegangen ist. Das Zentrale Sitzungsbüro der Stadt Quickborn ist mit größerer Personalstärke ausgestattet wie bei der Stadt Wedel (2,0 VZÄ in Quickborn zu 1,1 VZÄ in Wedel). Quickborn verteilt die Personal- und Arbeitsplatzkosten jedoch auf 5 Gemeinden. Der vom Landesrechnungshof ermittelte Anteil für die Stadt Quickborn fällt entsprechend gering aus.

 

In der dezentralen Gremienbetreuung kann die Stadt Quickborn deutlich reduzierte Aufwendungen vorweisen, da der Stellenanteil der Gremienbetreuer*innen lediglich 0,1 VZÄ je Fachausschuss beträgt. Möglich ist dies durch eine erhebliche Aufwandsreduzierung bei der Protokollierung der Sitzungen. Die Stadt Quickborn führt Beschlussprotokolle. Es werden dort nur die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestinhalte und keine Redebeiträge protokolliert. Lediglich Anträge werden im Wortlaut aufgenommen. Dadurch können die Niederschriften bereits vor der Sitzung vorbereitet werden und in der Sitzung lediglich durch die Abstimmungsergebnisse ergänzt werden.

 

Die Niederschriften in Wedel sind deutlich umfangreicher als in Quickborn. Damit einhergehend ist auch der Personalaufwand für die Gremienbetreuung bei der Stadt Wedel deutlich größer. So wird zur Betreuung des Umwelt-, Bau- und Feuerwehrausschusses sowie zur Betreuung des Planungsausschusses ein Personalaufwand von 0,5 Stellen bzw. 0,65 Stellen benötigt. Die Betreuung der anderen Ausschüsse erfolgt mit durchschnittlich 0,3 Stellen.

 

Bei Reduzierung der Protokollinhalte auf das gesetzliche Minimum wäre auch in Wedel eine Reduzierung der Personalaufwände auf 0,1 Stellen möglich. Die freigesetzten Stellenanteile wiederum könnten eingesetzt werden, um Stellenvakanzen in anderen Bereichen abzufangen. Auch die bevorstehende Organisationsuntersuchung der Gesamtverwaltung sowie die zahlreichen Renteneintritte der nächsten Jahre können und müssen für Aufgabenverschiebungen genutzt werden, so dass die Nutzung der in der Gremienbetreuung freigesetzten Stellenanteile innerhalb der nächsten 4 Jahre gelingen wird.

 

Kalkulation der Einsparpotentiale

Der Sitzungsdienst, bestehend aus zentralem Sitzungsbüro und dezentraler Gremienbetreuung, generiert derzeit Personalkosten in Höhe von rund 189.000,00 € jährlich (AG-Brutto).

 

Die möglichen Einsparpotentiale für die Stadt Wedel wurden unter der Annahme kalkuliert, dass die Stellenanteile für die dezentrale Gremienbetreuung ebenfalls auf 0,1 bzw. 0,15 Stellen je Gremium gesenkt werden können, wie es in Quickborn praktiziert wird. Wahlprüfungsausschuss und Gemeindewahlausschuss werden in Personalunion von der Stelle betreut, die auch den Rat betreut, da der Betreuungsaufwand beider Ausschüsse derart gering ist, dass die Ausweisung eines zusätzlichen Stellenanteils nicht erforderlich ist.

 

Ein Einsparpotential von rund 86.000,00 € kann rechnerisch dargestellt werden (siehe Anlage 1). Die geforderte Einsparquote von 25 % ist damit deutlich übertroffen.

 

Hierfür ist eine Änderung der Geschäftsordnung des Rates und seiner Ausschüsse im § 32 Abs. 2 erforderlich. Die derzeitige Formulierung lautet:

 

(2) Das Sitzungsprotokoll muss enthalten:

1. den Ort und den Tag der Sitzung sowie die Zeit des Beginns, einer Unterbrechung

    und des Endes;

2. den Namen

a. der oder des Vorsitzenden,

b. der übrigen anwesenden Ratsmitglieder,

c. der Protokollführerin oder des Protokollführers,

d. der sonstigen persönlich geladenen Teilnehmerinnen und Teilnehmer,

e. der fehlenden Ratsmitglieder,

f. derjenigen Ratsmitglieder, die von der Beratung und Entscheidung bestimmter

   Angelegenheiten ausgeschlossen und daher nicht anwesend sind;

3. die Tagesordnung;

4. den Wortlaut der Anträge und Beschlüsse;

5. das Ergebnis der Abstimmungen, wobei gegebenenfalls das Erfordernis eines be-

    sonderen Quorums anzugeben ist;

6. Angaben über

a. die Feststellung der Beschlussfähigkeit und Beschlussunfähigkeit,

b. den Ausschluss und die Wiederherstellung der Öffentlichkeit,

c. die Form, in der Wahlen vorgenommen werden,

d. Ordnungsmaßnahmen (Ruf zur Sache, Ruf zur Ordnung, Wortentziehung,

    Ausschluss von Ratsmitgliedern, Ausschluss von Zuhörerinnen oder Zuhörern),

e. Unterbrechungen, Vertagung und Aufhebung der Sitzung;

f. eine kurze Darstellung der unterschiedlichen Standpunkte der Fraktionen;

g. den Wortlaut von Anfragen und den Inhalt der Antworten, wenn die

    Fragestellerin oder der Fragesteller nicht auf die Protokollierung verzichtet.

 

Die Regelungen der Stadt Quickborn zu Art und Inhalt der Protokollierung von Sitzungen lauten zum Vergleich wie folgt:

 

(2) Die Sitzungsniederschrift enthält:

a) Ort, Tag, Beginn und Ende der Sitzung

b) Ausschluss und Wiederherstellung der Öffentlichkeit

c) Name der/des Vorsitzenden und der Protokollführerin/des Protokollführers

d) Namen der anwesenden und entschuldigt fehlenden Ratsfrauen/Ratsherren

e) Namen, der im Hinblick auf § 22 GO nicht anwesenden Ratsfrauen/Ratsherren

f) Namen der anwesenden Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter

g) Zeitweilige An- und Abwesenheit von Sitzungsteilnehmerinnen/Sitzungsteilnehmern

h) die Tagesordnung

i) den Wortlaut der Anträge unter Nennung der Antragstellerin/des Antragstellers

j) Beschlüsse der öffentlichen und nichtöffentlichen Sitzung

k) das Ergebnis der Abstimmungen

 

Im November 2019 wurde bereits beschlossen, die Protokollführung zu ändern, um die Weichen zum Aufbau eines zentralen Sitzungsdienstes zu stellen (BV/2019/070-01). In der anschließenden Beschlussfassung zu Änderung der Geschäftsordnung (BV/2020/034-01) fiel die Abstimmung dann jedoch anders aus. Die bisherige und heute noch gültige Protokollführung wurde beibehalten.

 

Zwischenzeitlich wurden 4 der 5 vorhandenen Gremienbetreuer*innen-Stellen nachbesetzt, da Personalwechsel auf den Stellen stattfanden. Der organisatorische Umbau des Sitzungsdienstes und somit die Reduzierung der Personalkosten hätte somit sozialverträglich im Rahmen der Personalwechsel bereits vollzogen sein können.

 

Wie der Vergleich mit Quickborn zeigt, ist die Umstellung der Protokollführung inkl. Reduzierung der Stellenanteile im Bereich der Gremienbetreuung neben der Reduzierung der Sitzungstermine die einzige Möglichkeit, um die Personalkosten in der Gremienbetreuung zu verringern und Einsparungen zu erzielen.

 

Aus diesem Grunde schlägt die Verwaltung erneut eine Umstellung der Protokollführung auf sogenannte Beschlussprotokolle mit gesetzlichem Mindestmaß und nach Vorbild der Stadt Quickborn vor und wird einen entsprechenden Formulierungsvorschlag zur Beschlussfassung vorlegen (BV/2023/142 Änderung der Geschäftsordnung des Rates und seiner Ausschüsse).