Beschlussvorlage - BV/2023/135

1. Der Rat der Stadt Wedel beschließt durch Änderung des § 3 Hauptsatzung der Stadt Wedel die Anzahl der Gremiensitzungen zum Zwecke der Haushaltskonsolidierung zu reduzieren.

 

2. Der Rat beschließt durch Änderung des § 8 Abs. 5 der Hauptsatzung der Stadt Wedel die Anzahl der stellvertretenden Ausschussmitglieder je Fraktion auf 8 zu erhöhen.

 

3. Der Rat beschließt die in der Anlage beigefügte 4. Nachtragssatzung zur Änderung der Hauptsatzung der Stadt Wedel.

1. Strategischer Beitrag des Beschlusses

(Bezug auf Produkt / Handlungsfeld / Oberziele)

Die vorgeschlagene Maßnahme dient dem Handlungsfeld 8 (Finanzielle Handlungsfähigkeit der Stadt). Durch die Reduktion der Anzahl der Ratssitzungen sinken die Aufwendungen in der Gremienbetreuung und ein Beitrag zur Haushaltskonsolidierung wird geleistet.

 

2. Maßnahmen und Kennzahlen für die Zielerreichung des Beschlusses

 

I. Reduzierung der Gremiensitzungen zum Zwecke der Haushaltskonsolidierung

Gegenstand der Bemühungen zur Haushaltskonsolidierung ist auch die Senkung der Kosten des Sitzungsdienstes. Gemäß Beschluss des Rates vom 11.05.2023 (BV/2023/030-1) soll die Haushaltskonsolidierungsmaßnahme B 47. „Verringerung der Kosten für den Sitzungsdienst, hier: Anzahl der Sitzungen“ zeitnah geprüft und dem Rat der Stadt Wedel zur Entscheidung vorgelegt werden. Eine Reduzierung der Anzahl der Gremiensitzungen führt zu verminderten Sach- und Personalaufwendungen in der Sitzungsbetreuung und –begleitung.

 

Die Mindestzahl der Gremiensitzungen ist in der Hauptsatzung geregelt. § 3 der Hauptsatzung gibt vor, dass der Rat einmal pro Monat tagen soll. Zwar findet sich keine Regelung zur Sitzungsanzahl der Fachausschüsse, jedoch bedingt durch die Aufgabe der Fachausschüsse, die Beschlüsse des Rates vorzubereiten, tagen die Fachausschüsse zwangsläufig mit mindestens gleicher Häufigkeit. Die Regelung des § 3 Hauptsatzung wirkt daher mittelbar auch auf den Sitzungsturnus der Fachausschüsse. Gleiches gilt für Fraktionssitzungen und Sitzungen des Ältestenrats.

 

§ 34 Gemeindeordnung Schleswig-Holstein (GO) regelt, dass der Rat so oft einzuberufen ist, wie es die Geschäftslage erfordert. Jedoch soll er mindestens einmal pro Quartal einberufen werden. Dieser Turnus darf in der Hauptsatzung nicht unterschritten werden.

 

Zahlreiche Gemeinden und Städte in Schleswig-Holstein regeln in ihrer Hauptsatzung die Mindestzahl der Sitzungen nicht. Für sie gilt dadurch die Regelung des § 34 GO ausschließlich. Diese Gemeindevertretungen tagen häufig dennoch 6 bis 8 mal pro Jahr und regeln den Sitzungsturnus nur über die Festlegung des Sitzungsplanes.

 

Eine Reduzierung der Sitzungstermine des Rates kann also durch Vorgabe einer veränderten Mindestzahl an Sitzungen im § 3 der Hauptsatzung oder durch eine komplette Streichung des Paragraphen erfolgen. Beide Varianten erfordern die Änderung der Hauptsatzung.

 

Der Sitzungsplan 2024 (Anlage) ist bereits erstellt und würde bei Änderung der Hauptsatzung entsprechend angepasst werden, damit die gewünschte Reduzierung der Sitzungstermine auch in der Praxis zum Tragen kommt.

 

§ 34 (Gemeindeordnung S-H)

Einberufung; Geschäftsordnung

 

(1) Die Gemeindevertretung wird spätestens zum 30. Tag nach Beginn der Wahlzeit, in den Fällen des § 1 Abs. 3 des Gemeinde- und Kreiswahlgesetzes zum 30. Tag nach der Wahl, von der oder dem bisherigen Vorsitzenden einberufen. Im Übrigen ist sie durch die Vorsitzende oder den Vorsitzenden einzuberufen, so oft es die Geschäftslage erfordert. Sie soll mindestens einmal im Vierteljahr einberufen werden; die Hauptsatzung kann eine kürzere Mindestfrist vorsehen. Die Gemeindevertretung muss unverzüglich einberufen werden, wenn es ein Drittel der gesetzlichen Zahl ihrer Mitglieder oder die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister unter Angabe des Beratungsgegenstands verlangt.

 

II. Erhöhung der Zahl der stellv. Ausschussmitglieder

In der Sitzung des Ältestenrats am 25.09.2023 wurde zwischen den Fraktionsvorsitzenden abgestimmt, dass eine Ausweitung der Anzahl der Stellvertretungen in den Ausschüssen erfolgen soll. Die Zahl der Stellvertretenden Ausschussmitglieder soll von 5 auf 8 angehoben werden.

 

Zur Zielerreichung ist eine Änderung des § 8 Abs. 5 der Hauptsatzung erforderlich. Die Zahl der stellvertretenden Ausschussmitglieder wird hier von 5 auf 8 geändert.

 

Bei Beschluss dieser Änderung und Genehmigung der geänderten Hauptsatzung durch die Kommunalaufsicht müsste in der darauffolgenden Sitzung des Rates die Wahl der weiteren Stellvertretungen erfolgen.

 

Die Ausweitung der Stellvertreterzahl kann zu einer Erhöhung der Aufwendungen für Sitzungsgelder führen. Da derzeit unbekannt ist, welche Personen die Funktionen der Stellvertreter*innen übernehmen werden und ob diese Personen ohnehin eine pauschale Aufwandsentschädigung erhalten, kann die finanzielle Auswirkung noch nicht ermittelt werden.

Die Verwaltung empfiehlt, die Änderung der Hauptsatzung im § 3 vorzunehmen und die Mindestzahl der Ratssitzungen so festzusetzen, dass eine Sitzung alle zwei Monate erfolgt. Über den Sitzungsplan sollten dann die Termine festgelegt werden. Für die Ausschusssitzungen empfiehlt es sich grundsätzlich den gleichen Sitzungsturnus zu übernehmen und nur im konkreten Bedarfsfall zusätzliche Sitzungstermine festzulegen.

 

Hierdurch könnte die gegenwärtige Zahl von rund 64 Gremiensitzungen pro Jahr auf ein Minimum von rund 36 Sitzungen reduziert werden. Sofern die Notwendigkeit von zusätzlichen Ausschusssitzungen zu 8 Sitzungen pro Jahr führen würde, ergäben sich insgesamt 46 Gremiensitzungen pro Jahr. Wie der beiliegenden Kalkulation zu entnehmen ist, könnte hierdurch eine Aufwandsreduktion im Bereich der Gremiendienste von rund 28.500,00 € pro Jahr erreicht werden.

 

Die vorgeschlagene Formulierung des § 3 der Hauptsatzung sieht mindestens eine Sitzung alle 2 Monate vor. Alternativ könnte auf die Regelung der Gemeindeordnung zurückgegriffen werden und die Mindestzahl von einer Sitzung pro Quartal Verwendung finden. Sofern weitere Sitzungen des Rates und seiner Ausschüsse erforderlich sind, kann hierauf durch Anpassung im Sitzungsplan reagiert werden. Einer Regelung in der Hauptsatzung bedarf es hierfür dann nicht, da lediglich die Mindestzahl der Sitzungen im § 34 Abs. 1 S. 3 GO vorgegeben wird. § 3 der Hauptsatzung kann dann entfallen.

 

Die Änderung des § 8 Abs. 5 Hauptsatzung ergibt sich aus dem politischen Wunsch auf Ausweitung der Stellvertreterzahl, um auf Personalausfälle in den Fraktionen besser reagieren zu können. Seitens der Verwaltung kann nicht beurteilt werden, wie akut der Handlungsbedarf hier ist. Die Verwaltung geht jedoch davon aus, dass der politische Wunsch begründet und eine Umsetzung notwendig ist.

 

Wie dargestellt können die konkreten finanziellen Auswirkungen dieser Änderung noch nicht ermittelt werden. Bei einem auszuzahlenden Sitzungsgeld von 33,00 € je Vertretungsfall sind die finanziellen Auswirkungen jedoch in jedem Fall überschaubar. Sofern die Zahl der Sitzungstermine durch Änderung des § 3 Hauptsatzung wie vorgeschlagen reduziert wird, ergäbe sich zwangsläufig ein zusätzlich reduzierter Vertretungsbedarf und weiter reduzierte finanzielle Auswirkungen.

 

Die 4. Nachtragssatzung zur Änderung der Hauptsatzung der Stadt Wedel wurde im Vorwege mit der Kommunalaufsicht abgestimmt. Die Kommunalaufsicht meldete am 12.10.2023 zurück, dass die geplanten Änderungen einer Genehmigung nicht entgegen stehen. Die Genehmigung wurde somit in Aussicht gestellt.

Wie bereits in der Verwaltungsempfehlung vorgestellt könnte alternativ die Regelung des § 3 der Hauptsatzung komplett gestrichen werden. Dies hätte zur Folge, dass die Regelung des § 34 Abs. 1 S. 3 GO unmittelbar wirkt. Negative Auswirkungen für die Stadt Wedel würden sich hieraus nicht ergeben, da die Regelung des § 34 Abs. 1 S. 3 GO nur die Mindestzahl der Sitzungen regelt und die tatsächliche Festlegung der Sitzungstermine und –zahl im Sitzungsplan des jeweiligen Kalenderjahres erfolgt. Bei Aufstellung des Sitzungsplanes werden der Stadtpräsident und die Ausschussvorsitzenden beteiligt.

 

Sowohl die vorgeschlagene Formulierung wie auch eine komplette Streichung des § 3 Hauptsatzung würden mit großer Wahrscheinlichkeit zu einer Reduzierung der Sitzungstermine auf 46 pro Jahr führen. Unterschiedliche finanzielle Auswirkungen beider Varianten sind daher nicht zu erwarten.

 

Eine weitere Alternative wäre, die Änderung der Hauptsatzung nicht zu beschließen. Es würde in diesem Fall beim jetzigen Sitzungsturnus bleiben und der Sitzungsplan 2024 wäre nicht zu ändern. Die Reduzierung der personellen und finanziellen Aufwendungen im Sitzungsdienst könnte dann jedoch nicht erreicht werden.

 

Der Beschluss hat finanzielle Auswirkungen:  ja  nein

 

Mittel sind im Haushalt bereits veranschlagt  ja  teilweise   nein

 

Es liegt eine Ausweitung oder Neuaufnahme von freiwilligen Leistungen vor:  ja  nein

 

Die Maßnahme / Aufgabe ist  vollständig gegenfinanziert  (durch Dritte)

  teilweise gegenfinanziert (durch Dritte)

  nicht gegenfinanziert, städt. Mittel erforderlich

 

Aufgrund des Ratsbeschlusses vom 21.02.2019 zum Handlungsfeld 8 (Finanzielle Handlungsfähigkeit) sind folgende Kompensationen für die Leistungserweiterung vorgesehen:   (entfällt, da keine Leistungserweiterung)

 

 

Ergebnisplan
Erträge / Aufwendungen	2023 alt	2023 neu	2024		2025		2026	2027 ff.
		in EURO
*Anzugeben bei Erträge, ob Zuschüsse / Zuweisungen, Transfererträge, Kostenerstattungen/Leistungsentgelte oder sonstige Erträge Anzugeben bei Aufwendungen, ob Personalkosten, Sozialtransferaufwand, Sachaufwand, Zuschüsse, Zuweisungen oder sonstige Aufwendungen
Erträge*
Aufwendungen*			-28.500		-28.500		-28.500	-28.500
Saldo (E-A)			-28.500		-28.500		-28.500	-28.500
Investition	2023 alt	2023 neu	2024		2025	2026		2027 ff.
	in EURO
Investive Einzahlungen
Investive Auszahlungen
Saldo (E-A)