Beschlussvorlage - BV/2023/074-1

1. Der Rat der Stadt Wedel beschließt, die PD-Berater der öffentlichen Hand GmbH mit der Durchführung einer Organisationsberatung wie im beiliegenden Angebot dargestellt zu beauftragen.
 

2. Der Rat der Stadt Wedel beschließt, überplanmäßige Mittel in Höhe von 52.000 € im Budget 1110200100 Organisation auf der Kostenstelle 5431050 Gutachter und Sachverständige bereitzustellen.

 

1. Strategischer Beitrag des Beschlusses

(Bezug auf Produkt / Handlungsfeld / Oberziele)

Die Beauftragung der PD soll dazu beitragen, die Handlungsfähigkeit der Stadt Wedel in den Folgejahren durch eine effizientere Verwaltungsstruktur zu verbessern und durch ein verbessertes Berichtswesen auch das Controlling durch die politischen Gremien zu optimieren.

 

2. Maßnahmen und Kennzahlen für die Zielerreichung des Beschlusses

 

Initiiert durch Vertretungen im Rat der Stadt Wedel wurde im Jahr 2022 Kontakt zur PD Berater der öffentlichen Hand GmbH aufgenommen und eine Unternehmensvorstellung im Haupt- und Finanzausschuss am 20.06.2022 organisiert. Ein Beschluss über die Beteiligung an der PD Berater der öffentlichen Hand GmbH (BV/2022/059-1) folgte am 30.06.2022. In den Handlungsfeldern Verwaltungsorganisation, Digitalisierung und Berichtswesen sollte die PD zwecks weiterer Begleitung konsultiert werden.

 

Die Projektierung für eine unterstützende Beratung erfolgte in mehreren Gesprächen zwischen Vertretungen der Verwaltung und Vertretungen der PD. Projektplan und das Angebot für die beratende Begleitung liegen seit dem 15.05.2023 vor. Es sieht folgende Auftragssummen vor:

1. Teilprojekt – Organisationsberatung  99.008,00 € (brutto)
2. Teilprojekt – Digitalisierungscheck  68.544,00 € (brutto)
3. Teilprojekt – Berichtswesen   86.060,08 € (brutto)

 

Für Reisekosten veranschlagt PD zuzüglich und pauschal je 3 Prozent der Auftragssummen. Die Aufwendungen für alle drei Teilprojekte belaufen sich somit auf 253.612,08 € (brutto) zzgl. 7.608,36 € Reisekosten. Bei Beauftragung der PD mit der Projektdurchführung und Beratungsleistung beläuft sich der Gesamtaufwand somit auf 261.220,44 €.

 

Gemäß § 10 S. 2 Buchst. k) der Hauptsatzung der Stadt Wedel erteilt der Bürgermeister Aufträge im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel. § 1 Abs. 4 der Zuständigkeitsordnung - Anlage zu § 11 der Hauptsatzung der Stadt Wedel schränkt die Befugnisse des Bürgermeisters zum Abschluss von Verträgen dahingehend ein, dass nur Aufträge mit einer Auftragssumme von bis zu 150.000,00 € der laufenden Verwaltung und somit der Zuständigkeit des Bürgermeisters zugeordnet werden. Eine weitere Zuweisung der Entscheidungsbefugnisse für Auftragsvergaben ab 150.000,00 € an den Haupt- und Finanzausschuss ist nicht erfolgt. Auftragsvergaben ab 150.000,00 € fallen somit in die Entscheidungshoheit des Rates der Stadt Wedel.

 

Bei Planung der Haushaltsmittel für das Jahr 2023 im Budget 1110200100 Organisation stand noch nicht fest, welche finanziellen Aufwendungen bei der Beauftragung der PD Berater der öffentlichen Hand GmbH mit der Beratungsleistung für die Teilprojekte Organisationsberatung, Digitalisierung und Berichtswesen entstehen würden. Bereits eingeplant wurde ein Volumen von 50.000,00 € auf der Kostenstelle 5431050 zur Beauftragung der PD. Die übrigen im Haushaltsplan erfassten Mittel dieser Kostenstelle in Höhe von 75.000,00 € sind für den Aufbau des Prozessregisters und der Optimierung von priorisierten Prozessen bereits gebunden.

 

Die Auftragssumme insgesamt beläuft sich auf 261.220,44 € (siehe oben). Dem gegenüber stehen bereitgestellte Haushaltsmittel für das Projekt in Höhe von 50.000,00 €. Um die Beauftragung der PD durchführen zu können, ist eine haushaltsrechtlich notwendige Ermächtigung in ausreichender Höhe erforderlich. Die übersteigenden Mittelbedarfe in Höhe von 211.220,44 € müssen überplanmäßig bereitgestellt werden.

 

Die überplanmäßigen Mittel können aus Minderausgaben für Energiekosten (Budget 1110300 Gebäudemanagement) gedeckt werden, da die Mittel dort aufgrund sinkender Energiepreise in diesem Jahr nicht in Gänze kassenwirksam werden.

 

 

Der Haupt- und Finanzausschuss hat in seiner Sitzung vom 3.7.2023 empfohlen, nur das Teilprojekt I Organisationsberatung durchzuführen und über die Teilprojekte II und III zu einem späteren Zeitpunkt zu entscheiden.

Zur Bereitstellung der Haushaltsmittel sollen zunächst überplanmäßige Mittel in Höhe von 52.000 € bereitgestellt werden.

 

Es war politischer Wille, das Beratungsunternehmen PD zu konsultieren und die unterstützende Beratung vorzubereiten, um zeitnah signifikante Verbesserungen in den drei Handlungsfeldern zu erreichen. Sofern die Konsultation des externen Beraters weiterhin gewollt ist, empfiehlt die Verwaltung die Beauftragung der PD zu beschließen und die überplanmäßigen Mittel bereitzustellen.

 

Ohne Bereitstellung der überplanmäßigen Mittel kann eine Beauftragung nicht erfolgen, da die im Rahmen der Haushaltsplanung 2023 bereitgestellten Mittel nicht ausreichend sind. Auftragsvergaben dürfen jedoch nur im Rahmen der bereitgestellten Mittel erfolgen.

 

Im Vergleich mit anderen Unternehmensberatungen liegen die aufgeführten Tagessätze der PD in Höhe von 1.280,00 € pro Tag unterhalb der derzeit marktüblichen Tagessätze von rund 1.350 bis 1.400 €.

Ohne Beauftragung der PD und Bereitstellung der überplanmäßigen Mittel würden die Teilprojekte Verwaltungsorganisation, Digitalisierungscheck und Berichtswesen zunächst nicht durchgeführt werden können. Die personellen Kapazitäten der zuständigen Stelle in der Verwaltung sind nicht ausreichend, um neben den regulären Aufgaben derart große Projekte durchzuführen.

 

Der Digitalisierungscheck würde mit PD neu projektiert werden und dann im Rahmen der bereitgestellten Mittel und stärkerer Einbindung des eigenen Personals durchgeführt werden. Die so stärker gebundenen, städtischen Kapazitäten fehlen dann jedoch bei der Durchführung von konkreten Digitalisierungsprojekten (wie beispielsweise Anbindung der Leistungen nach Online-Zugangsgesetz, Aufbau der hausweiten eAkte, digitale Workflows usw.), so dass diese sich verzögern.

 

Die Teilprojekte Verwaltungsorganisation und Berichtswesen müssten für das Jahr 2024 erneut projektiert und in der regulären Haushaltsplanung aufgenommen werden. Es ist jedoch zu erwarten, dass aufgrund der bestehenden, hohen Inflation im Folgejahr die Kosten eine Steigerung erfahren werden.

Der Beschluss hat finanzielle Auswirkungen:  ja  nein

 

Mittel sind im Haushalt bereits veranschlagt  ja  teilweise   nein

 

Es liegt eine Ausweitung oder Neuaufnahme von freiwilligen Leistungen vor:  ja  nein

 

Die Maßnahme / Aufgabe ist  vollständig gegenfinanziert  (durch Dritte)

  teilweise gegenfinanziert (durch Dritte)

  nicht gegenfinanziert, städt. Mittel erforderlich

 

Aufgrund des Ratsbeschlusses vom 21.02.2019 zum Handlungsfeld 8 (Finanzielle Handlungsfähigkeit) sind folgende Kompensationen für die Leistungserweiterung vorgesehen:   (entfällt, da keine Leistungserweiterung)

 

 

Ergebnisplan
Erträge / Aufwendungen	2023 alt	2023 neu	2024		2025		2026	2027 ff.
		in EURO
*Anzugeben bei Erträge, ob Zuschüsse / Zuweisungen, Transfererträge, Kostenerstattungen/Leistungsentgelte oder sonstige Erträge Anzugeben bei Aufwendungen, ob Personalkosten, Sozialtransferaufwand, Sachaufwand, Zuschüsse, Zuweisungen oder sonstige Aufwendungen
Erträge*
Aufwendungen*	50000	261220	0		0		0
Saldo (E-A)
Investition	2023 alt	2023 neu	2024		2025	2026		2027 ff.
	in EURO
Investive Einzahlungen
Investive Auszahlungen
Saldo (E-A)