Mitteilungsvorlage - MV/2023/029

Der Fünf-Städte-Verein Pinneberg e.V. verfügt laut Satzung über die Organe Vorstand und Mitgliederversammlung. Der Vorstand besteht aus 14 Personen, und zwar den Bürgermeistern/innen oder deren Stellvertretende sowie jeweils einem weiterem/n Vertreter/in für die sieben Mitgliedskommunen. Die Mitgliederversammlung besteht aus 35 Personen, und zwar je drei Vertreter/innen und dem Vorstand.

Die Erfahrungen haben im Laufe der Jahre gezeigt, dass die Beteiligung an den Sitzungen häufig sehr gering war. Im Wesentlichen waren in beiden Gremien überwiegend die Hauptamtlichen anwesend. Immer wieder war es daher bis zum Sitzungsbeginn unklar, ob eine Beschlussfähigkeit zu Stande kommen würde.

Aus Sicht des Vereins schränken sich die Organe durch ihre Größe in ihrer Handlungsfähigkeit ein und sollten deshalb durch eine Verschlankung eine neue Führungsstruktur erhalten. Daher wurde vorgeschlagen, dass die Mitgliederversammlung künftig mit den Bürgermeister/-innen und je einer/einem weiteren Vertreter/in, also insgesamt mit 14 Personen besetzt sein soll. Der Vorstand soll zukünftig ausschließlich aus den Bürgermeister/-innen oder deren Stellvertretenden, also insgesamt sieben Mitgliedern bestehen. Vor allem für den Vorstand bedeutet dies eine regelmäßige Begleitung mit kurzfristigem und zum Teil spontanem Entscheidungsbedarf.

Um den nötigen Informationsfluss auch in die politische Ebene sicherzustellen, soll begleitend hierzu gleichzeitig ein geeignetes Berichtsformat entwickelt werden. Ferner soll die Mindestzahl der anwesenden Vorstandsmitglieder hinsichtlich der Beschlussfähigkeit auf „mehr als die Hälfte“ festgelegt werden.

Die damit verbundene Satzungsänderung sollte möglichst noch vor der Kommunalwahl erfolgen, damit von vornherein eine adäquate Besetzung der Gremien erfolgen kann. 

Die Mitgliederversammlung des Fünf-Städte-Vereins hat am 20.04.2023 hierüber beraten einstimmig beschlossen, dass die Satzung wie folgt geändert werden soll:

1. § 7 Abs. 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
   „Der Vorstand besteht aus dem Bürgermeister oder der Bürgermeisterin oder dem stellvertretenden Bürgermeister oder der stellvertretenden Bürgermeisterin der Mitgliedsstädte.“
2. § 7 Abs. 6 letzter Satz wird wie folgt neu gefasst:
   „Vorstandssitzungen sind beschlussfähig, wenn satzungsgemäß eingeladen wurde und mindestens mehr als die Hälfte der Mitglieder - darunter der oder die Vorsitzende oder stellvertretende Vorsitzende - anwesend sind.“
3. § 8 abs. 1 erster Satz wird wie folgt neu gefasst:
   „Die Mitgliederversammlung besteht aus je zwei stimmberechtigten Vertretern/Vertreterinnen der Mitgliedsgemeinden sowie dem Vorstand.“

Punkt 3 wurde als Kompromiss zur bisherigen Regelung abweichend vom Beschlussvorschlag („je ein/e weitere/r Vertreter/in“) beschlossen.