Mitteilungsvorlage - MV/2022/098

In der Anfrage der SPD-Fraktion im Rat der Stadt Wedel, datiert auf den 26.08.2022, wurden Fragen an die Verwaltung hinsichtlich des Umsetzungsstandes bei Maßnahmen im Sinne des Online-Zugangsgesetzes (OZG) gerichtet und um Mitteilung zu folgenden Fragen gebeten:

1. Welche Maßnahmen sind umgesetzt und welche Verwaltungsleistungen in Wedel können damit bereits in elektronischer Form über ein Verwaltungsportal bezogen werden?
2. Wie wird sichergestellt, dass die noch nicht digitalisierten Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 elektronisch zur Verfügung stehen?

 

 

Zur Beantwortung der Fragen wurden die bereits verfügbaren Online-Dienstleistungen ausgewertet, die über www.wedel.de im Bürgerportal nutzbar sind. Außerdem wurden Anfragen an Entwickler des Bürgerportals sowie an den ITV.SH gerichtet, um in Erfahrung zu bringen, welche weiteren Dienstleistungen bis Jahresende noch in den Echtbetrieb übergeben werden. Leider können die Entwickler und auch der ITV.SH hierzu keine verbindliche Aussage treffen.

 

Zum gegenwärtigen Zeitpunkt sind 238 Verwaltungsleistungen über das Bürgerportal online verfügbar. Hierbei handelt es sich um Leistungen, die für die Bürger*innen der Stadt Wedel angeboten werden und zwar unabhängig davon, wer Leistungserbringer ist. Einige dieser Dienstleistungen liegen beispielsweise in der Ausführungsverantwortung von Handelskammer, Kreisverwaltung oder Landesverwaltung. Insgesamt 70 dieser 238 liegen im Leistungsbereich der Stadt Wedel, d.h. 70 Verwaltungsdienstleistungen der Stadt Wedel sind bereits über das Bürgerportal sowie über den ZuFiSH (Zuständigkeitsfinder S-H) abrufbar.

Hinzu kommen sogenannte Individualleistungen der Kommunalverwaltung, die durch externe Anbieter oder eigene Formulare online angeboten werden. In vielen Fällen haben Fachabteilungen der Stadt Wedel bereits Formulare und andere Angebote zur Nutzung online gestellt. Hierbei handelt es sich beispielsweise um:

• Online Terminvergabe
• SEW Zählerstandsmitteilung
• SEW Teilbeträge
• Onlineanmeldungen Ferien SKB
• Onlineanmeldung Ferienfreizeit KiJuZ
• Anmeldung Wahlhelfer*in

 

Sämtliche Verwaltungsleistungen, die online angeboten werden, sind über

1. https://www.wedel.de/rathaus-politik/dienstleistungen/online-dienstleistungen-1
2. https://www.wedel.de/rathaus-politik/dienstleistungen/buergerportal
3. https://www.wedel.digital

 

erreichbar. Auch über die Schnellsuche auf www.wedel.de sind die Leistungen abrufbar.

 

Grundsätzlich arbeitet die Stadt Wedel zur Anbindung und Bereitstellung der digitalen Dienstleistungen nach OZG mit dem ITV.SH zusammen. Dort werden Online-Dienstleistungen zentral entwickelt und über das Bürgerportal angebunden. Die Stadt Wedel ordnet sich im weiteren Verlauf die verfügbaren Angebote zu und sorgt für eine Anbindung in die Fachabteilungen. Hierzu laufen im Hintergrund mehrere Projekte gleichzeitig ab.

 

Eine tabellarische Übersicht der verfügbaren Online-Dienstleistungen über Bürgerportal und Zuständigkeitsfinder ist der Mitteilungsvorlage als Anlage beigefügt. Nicht enthalten sind die von den Fachabteilungen dezentral angebotenen Formular-Lösungen auf www.wedel.de. Diese Lösungen wurden häufig von den jeweiligen Redakteuren selbstständig eingebaut und nicht in einer zentralen Übersicht geführt.

 

Die Stadt Wedel selbst hat kein Personal, welches hauptberuflich an der OZG-Umsetzung arbeitet. Die Umsetzung erfolgt jeweils als Projektarbeit zusätzlich zu den regulären Aufgaben durch vorhandene Verwaltungskräfte. Zusätzlich arbeitet die Stelle, die für die Betreuung wedel.de zuständig ist parallel an der Aktualisierung des Datenbestandes des ZuFiSH. Dieser ist die Kernkomponente für die OZG-Umsetzung, da unter anderem das Bürgerportal und auch die bundesweite Behördenrufnummer 115 auf dem Datenbestand des ZuFiSH aufbauen. Falsche oder fehlende Daten im ZuFiSH führen zu einer Nicht-Erreichbarkeit der Online-Dienste sowie zu fehlerhaften Darstellungen/ Informationen von Zuständigkeiten und Ansprechpartner*innen. Außerdem könnten Daten über das Kommunale OnlineServiceInterface-PlugIn (KOP) nicht richtig zugestellt werden.

Ebenso wurden in den letzten Monaten die Zustellkanäle im Zuständigkeitsfinder festlegt bzw. gewartet und Verknüpfungen zu Fachverfahren und Funktionspostfächern wurden hergestellt.

 

Funktionspostfächer bilden bei der Stadt Wedel die Basis für die Anbindung der Online-Dienstleistungen. So ist sichergestellt, dass digitale Anfragen und Anträge auch digital empfangen werden können, wenn eine direkte Einbindung in ein Fachverfahren noch nicht möglich ist. Die Anbindung von Fachverfahren erfolgte in den Fällen, wo die technische Umsetzung bisher möglich war.

 

Aktuell wird die Anbindung an das KOP vorbereitet. Das KOP wird zentral vom ITV.SH bereitgestellt und ermöglicht in naher Zukunft sowohl Online-Anträge entgegenzunehmen, als auch die Daten in das Fachverfahren über Schnittstellen zu übernehmen und nach Bearbeitung die Bescheide (Genehmigungen, Ablehnungen, usw.) digital zuzustellen. Die Anbindung des KOP in den Verwaltungsalltag wird Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe haben und zu Prozessveränderungen führen. Aufgrund von Kapazitätsgrenzen bei ITV.SH und Stadt Wedel wird die Anbindung jedoch erst im Jahre 2023 erfolgen können.

 

Um trotz limitierter Kapazitäten möglichst viele Online-Dienstleistungen anbieten zu können, werden neben den ITV.SH-Leistungen auch Module und Services der Softwareanbieter geordert, dessen Fachanwendungen bei der Stadt Wedel zum Einsatz kommen. So konnte beispielsweise das Online-Wahlscheinverfahren der Firma HSH (OliWa) angebunden werden. Diese Leistungen binden Mitarbeiter*innen der Stadt Wedel dann selbstständig im Bürgerportal an, damit die digitalen Verwaltungsleistungen weiterhin an zentraler Stelle abrufbar sind.

 

Die so über das jeweilige Fachverfahren eingebundenen Verwaltungsdienstleistungen sind dann in der Regel vollständig digitalisiert und können medienbruchfrei verarbeitet werden. Trotz des größeren Personal- und Finanzmittelbedarfes im Rahmen der Projektarbeit wird eine solche vollständige Anbindung daher priorisiert umgesetzt, da sie auch zu optimierten Arbeitsabläufen in der Verwaltung führen.

 

Trotz der zweigleisigen Strategie zur Bereitstellung der digitalen Verwaltungsdienst-leistungen wird es absehbar nicht möglich sein bis zum Stichtag 31.12.2022 alle relevanten Verwaltungsleistungen auch digital anzubieten. Zwar arbeiten sowohl ITV.SH als auch die Mitarbeiter*innen der Stadt Wedel intensiv daran, möglichst viele Dienstleistungen bis zum Stichtag noch einzubinden. Jedoch ist die Umsetzung aufgrund des bestehenden Fachkräftemangels sowohl bei der Stadt Wedel, als auch bei den Softwareanbietern und den weiteren Akteuren sowie aufgrund von finanziellen Grenzen nicht vollständig möglich.

 

Vor dieser Problemstellung stehen sämtliche Verwaltungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene. Mittlerweile ist klar, dass man von dem ursprünglichen Ziel, 575 flächendeckend online bereitgestellte OZG-Leistungsbündel bis Ende 2022 anzubieten, weit entfernt ist. Auch nach Auslaufen des OZG mit Ablauf des 31.12.2022 wird daher weiter an der Umsetzung des Ziels gearbeitet.