Mitteilungsvorlage - MV/2022/043

1.               IT- und Medienkonzept der Wedeler Schulen

Der Rat der Stadt Wedel hat am 12.10.2017 beschlossen, die IT-Ausstattung der Wedeler Schulen zu erneuern und auszubauen. Die Grundlage hierfür bildet das IT- und Medienkonzept der Wedeler Schulen, das von dem externen Gutachter amendos in enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen Schulen und dem IQSH erarbeitet wurde (siehe MV/2018/54).

In 2018 wurde daraufhin von 1-40 gemeinsam mit amendos die Ausschreibungsunterlagen erarbeitet und es erfolgte im November eine europaweite Ausschreibung der 3 Lose, Datenverkabelung, aktive IT-Infrastruktur und Betrieb der Infrastruktur.

Der Umwelt-, Bau- und Feuerwehrausschuss beschloss am 07.03.2019 die Vergabe eines Rahmenvertrages für die Lieferung und Installation der Erweiterung der Datenverkabelung (Los 1) im Umfang von brutto 230.635,79 €, €, eines Rahmenvertrages über die Lieferung von Hardware-Komponenten (Los 2) im Umfang von brutto 770.484,86 € und eines Dienstleistungs- und Instandhaltungsvertrages zum Betrieb der IT-Landschaft der Wedeler Schulen (Los 3) im Umfang von brutto 141.285,17 € sowie jährlichen Folgekosten für den Servicevertrag in Höhe von brutto 193.565,40 €.

Die Vertragsunterzeichnungen mit dem wirtschaftlichsten Bieter erfolgten Mitte Mai, bzw. für den Servicevertrag mit Wirkung zum 01.07.2020, um so die Option offen zu halten, einen Großteil der Baumaßnahmen und Beschaffungen aus Los 1 und Los 2 aus dem Digitalpakt 1 zu refinanzieren.

Das Projekt ist abgeschlossen. Die Netzwerktechnik aller Schulen ist auf einem aktuellen Stand, die Schulgebäude sind flächendeckend mit WLAN versorgt. Alle Klassen- und Fachräume sind mit Beamern und Boxen ausgestattet. Den Lehrkräften stehen für die Steuerung der Medientechnik Surface-Tablets zur Verfügung. Einzig die Altstadtschule hat sich im Rahmen der Umsetzung des IT- und Medienkonzeptes für eine Ausstattung der Klassen- und Fachräume mit interaktiven Displays entschieden.

Der Antrag auf Förderung des Projektes aus dem Digitalpakt 1 liegt dem Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur des Landes Schleswig-Holstein vor. Wir erwarten einen Betrag in Höhe von 1.124.376,56 €, der sich aber je nach Förderfähigkeit noch ändern kann.

 

 

Finanzstatus des Projektes:

Der Umwelt-, Bau- und Feuerwehrausschuss beschloss am 07.03.2019 die Vergabe von Rahmenverträgen für:

 

		Beschluss 2019 incl. MwSt.	Projekt Stand 05/2022	Erläuterungen
Los 1	Erweiterung der Datenverkabelung	230.635,79 €	324.018,76 €	1*
Los 2	Lieferung von Hardware-Komponenten	770.484,86 €	673.191,86 €	2*
Los 3	Dienstleistungs- und Instandhaltungsvertrages zum Betrieb der Schul-IT
a.	Transition (einmalig)	141.285,17 €	174.831,29 €	3*
b.	jährliche Folgekosten für den Servicevertrag	193.565,40 €	236.509,80 €	4*

 

1. Die Budgetüberschreitung ergibt sich aus Mehrkosten/ neue Positionen, die nicht in der Ausschreibung bepreist waren (45.751,13 €) sowie Mehraufwand bei Wanddurchbrüchen/ Kernbohrungen und Brandschottung (57.091,14 €)
2. Die in 2019 lt. Beschluss des UBF eingeplanten Mittel wurden unterschritten, wobei anzumerken ist, dass die bei Los 3 eingeplanten Montagekosten haushaltstechnisch dem Los 2 zuzurechnen sind.
3. Bei den einmaligen Kosten Los 3 wurden auch Abnahmemessungen, die haushaltstechnisch dem Los 1 und Montagekosten für Accesspoints, Beamer und Lautsprecherboxen geplant, die haushaltstechnisch dem Los 2 zuzuordnen sind. Die Mehrkosten ergeben sich aus Mengenmehrungen bei der Ausstattung mit Lautsprecherboxen aufgrund von geänderten Anforderungen der Schulen.
4. Bei den Folgekosten für den Servicevertrag wurden die Planzahlen mit ca. 43 T€ klar überschritten. Das liegt zum einen daran, dass die Schulen sich im Projektverlauf für Beamer, Boxen und Tablet als Präsentationstechnik entschieden haben und die Tablets im Servicevertrag mit netto 25 € im Monat abgebildet sind. Und zum anderen, dass im Laufe des Projektes durch Personalmehrung in den Bereichen SSA, SKB und GT neue Hardware in den Wartungsvertrag mit aufgenommen wurden.
   In den angegebenen Servicekosten sind die neuen Leihrechner aus der Förderung des Bundes und des Landes noch nicht berücksichtigt.

 

Es muss aber darauf hingewiesen werden, dass der FD Bildung, Kultur und Sport personell und fachlich nicht in der Lage war und ist ein so ein komplexes Projekt alleine zu stemmen und es konnte nur durch die kompetente Unterstützung von amendos und die verlässliche und gute Zusammenarbeit mit dem Dienstleister zu einem positiven Abschluss geführt werden.

 

 

2. Förderprogramme Bund und Land
   für bedürftige Schülerinnen und Schüler

 

Über die Umsetzung der Förderprogramme von Bund und Land für bedürftige Schülerinnen und Schüler wurde im letztjährigen Schul-IT Bericht detailliert berichtet.

Zusammenfassung:

Mit dem Digitalpakt 2.0 des Bundes und dem Landesprogramm Digitale Schule Schleswig-Holstein standen dem Schulträger Stadt Wedel in den letzten Monaten insgesamt 337.737,74 € für die Ausstattung von Schülerinnen und Schüler, denen zu Hause nicht der Zugang zu einem Rechner für den Distanzunterricht ermöglicht werden konnte, zur Verfügung.

Mit diesen Mitteln erwarb der Schulträger Stadt Wedel nach 2 Ausschreibungen, die vom FD 1-40 initiiert und durchgeführt wurden, 600 Notebooks und Tablets. Dies entsprach exakt dem Ende 2020 ermittelten und gegenüber dem Land kommunizierten Bedarf.

Die Fördermittel wurden bereits mit dem Land abgerechnet.

Als Eigenanteil betrug der investive Beitrag der Stadt zur Bundes- und Landesförderung 10.642,98 Euro. Für den Service und die regelmäßigen Neuinstallationen der insgesamt 600 Rechner zahlt der Schulträger an den Dienstleister jährlich 64.260 Euro. Auch für zukünftige Erweiterungs- und Ersatzbeschaffungen kommt der Schulträger auf.

Es ist positiv zu bemerken, dass mit den Fördergeldern von Bund und Land und einem überschaubaren Eigenanteil des Schulträgers 600 Rechner für Schülerinnen und Schüler, denen zu Hause kein Zugang zu geeigneter Hardware ermöglicht werden kann, beschafft werden konnten.

 

 

3. Aktuelles und mittelfristige Entwicklung der Schul-IT

 

Im Laufe des Projektes zur Umsetzung der Maßnahmen zum IT- und Medienkonzept der Wedeler Schulen wurden Standards für passive und aktive Netzwerk- sowie Medientechnik entwickelt und verbindlich für den Schulneu- und Erweiterungsbauten (auch für Container) festgeschrieben. Diese Standards sind zukünftig fortzuschreiben.

 

Der mit dem Projekt eingeführte Service Desk und das Incident Management des Dienstleisters haben sich bewährt. Der Service Desk ist während der üblichen Schulzeiten, 08:00 – 16:00 Uhr durchgehend besetzt und per Telefon und E-Mail erreichbar. Die Anliegen/ Probleme werden regelmäßig im Rahmen der vorgegebenen Reaktionszeiten gelöst.

Neben der flächendeckenden Einführung eines Lernmanagementsystems (LMS), dieses wird in der weiteren Mitteilungsvorlage MV 2022/042 konkretisiert, wird das Tagesgeschäft der Schul-IT von den anstehenden Erweiterungen in den Grundschulen (Medientechnik) und Ersatzbeschaffungen für ältere Medientechnik bestimmt.

Anfang dieses Jahres hat die strategische IT des Fachbereiches Innerer Service die Übernahme der Schul-IT nach Ablauf des aktuellen Servicevertrages in 2024 durch kommunIT in die Wege geleitet und dieses in einem Letter of Intent bekräftigt.