Beschlussvorlage - BV/2022/041

a) Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt, dass sämtliche Vergaben der Stadt Wedel weiterhin durch die Zentrale Vergabestelle begleitet und ab einem Auftragswert von 10.000 € durchgeführt werden und nicht an den Kreis Pinneberg oder an andere Dienstleister vergeben werden.

b) Dem Kreis Pinneberg werden Beratungen und Durchführungen von Vergabeverfahren zur Unterstützung der kreiseigenen Vergabestelle zu vergleichbaren Konditionen angeboten.

1. Strategischer Beitrag des Beschlusses

(Bezug auf Produkt / Handlungsfeld / Oberziele)

 

 

2. Maßnahmen und Kennzahlen für die Zielerreichung des Beschlusses

 

Im Zuge der Haushaltskonsolidierung sollte geprüft werden, ob die Aufgaben der Zentralen Vergabestelle im Rahmen des Kooperationsangebots auf den Kreis Pinneberg übertragen werden können.

 

In der Sitzung des HFA am 16.08.2021 wurde mit der Beschlussvorlage BV/2021/082 die Historie der zentralen Vergabestelle und ihre Aufgaben für alle Bereiche der Stadt erläutert. Gleichzeitig wurde vorgeschlagen, dass aufgrund der Fachkompetenz diese Leistung auch anderen interessierten Kommunen innerhalb des Kreises Pinneberg angeboten werden könnten.

 

Der HFA hat den Beschlussvorschlag wie folgt geändert:

 

Der Rat beschließt, die Verwaltung mit der Prüfung zu beauftragen, dass Beratungen und Durchführungen von Vergabeverfahren anderen Kommunen im Kreis Pinneberg kostenpflichtig angeboten werden, oder dass die Stadt Wedel die Dienstleistung beim Kreis oder anderen Stellen abrufen könnte.

 

Die Prüfung, die Dienstleistung „Vergabeverfahren“ von anderen Anbietern durchführen zu lassen, hat folgendes ergeben:  

 

Seit 2018 verfügt der „Kreis Pinneberg“ über eine eigene zentrale Vergabestelle und bietet kreisangehörigen Kommunen die Durchführung von Vergabeverfahren an. Unabhängig von der Vergabeart und dem Auftragswert betragen die Kosten für die Inanspruchnahme der Dienstleistung seit 2022 pauschal 1.200 €. 

 

Die ausschreibende Stelle ist verpflichtet, alle für die Angebotserstellung erforderlichen Unterlagen dem Kreis per Mail zu übersenden. Eine inhaltliche und lösungsorientierte Beratung der auszuschreibenden Leistung erfolgt durch den Kreis Pinneberg nicht. Angeboten wird lediglich die Durchführung des formalen Verfahrens. Somit ist die formale Prüfung zur Einhaltung der Vergabevorschriften vor und nach dem Vergabeverfahren, die Zusammenstellung der erforderlichen Formblätter, die Festsetzung der Ausschreibungsfristen, ggf. die Veröffentlichung. Ferner erfolgt die Bearbeitung bzw. Weiterleitung von Bieterfragen und Rügen, hier ist die Zusammen-/ Zuarbeit der ausschreibenden Stelle fast immer erforderlich. Es wird außerdem die Submission einschließlich der Nachrechnung der Angebote durchgeführt. Anschließend werden die eingereichten Angebote an die ausschreibende Fachstelle zur weiteren Bearbeitung/ Prüfung weitergegeben. Auf besonderen Wunsch kann durch die Vergabestelle des Kreises eine Begleitung bei notwendigen Bietergesprächen erfolgen.

Der Kreis hat einen Bedarfskatalog erarbeitet, wonach die ausschreibende Fachstelle die für die Ausschreibung erforderlichen Unterlagen zusammenzustellen hat. Sobald alle erforderlichen, vergabekonformen Unterlagen dem Kreis vorliegen, erfolgt die Bearbeitung / Bekanntmachung in ca. 3 Wochen.

Dringende Ausschreibungen werden auf Grund des erforderlichen Vorlaufs nicht bearbeitet und müssen von der Stadt durchgeführt werden. 

 

Die Inanspruchnahme der Vergabestelle des Kreises stellt die Stadt vor einen erhöhten Verwaltungsaufwand. Das Vorhalten von Fachwissen/-kompetenz vor Ort wird vom Kreis erwartet. Insbesondere bei komplexen Vergabeverfahren kann dieser Anspruch nicht neben den Kerntätigkeiten von den ausschreibenden Fachdiensten erfüllt werden. Zusätzlich bedeuten die langen Vorbereitungszeiten eine wesentlich längere Dauer bis zur tatsächlichen Umsetzung einer erforderlichen Maßnahme. Jede Ausschreibung, auch eine erneute nach einer Aufhebung, wird als eine Ausschreibung berechnet und ist jeweils zu vergüten. Ausschreibungen, die in Abschnitte (Lose) aufgeteilt sind, werden pro Abschnitt separat abgerechnet. Dadurch entstehen weitere Kosten. Insbesondere durch die derzeit herrschende Marktlage müssen vermehrt Ausschreibungen wiederholt werden, so dass eine Durchführung der Vergaben durch den Kreis Pinneberg für uneffektiv und unwirtschaftlich gehalten wird. 

 

Die Nachfrage beim „Gebäudemanagement des Landes Schleswig-Holstein (GMSH)“ hat ergeben, dass sich die Kosten pro Vergabe auf 100 € pro Stunde/netto berechnen. Da der Verwaltungsaufwand variiert und die Einschätzung ausschließlich durch die GMSH vorgenommen wird, kann eine durchschnittliche Kostenprognose je Vergabe nicht abgegeben werden. Aus Erfahrung ist aber davon auszugehen, dass bereits bei kleineren Ausschreibungen ein Verwaltungsaufwand von mind. 15 Stunden anzurechnen ist. Somit können sogenannte kleine Maßnahmen im Aufwand unverhältnismäßig hohe Kosten verursachen. 

 

Auch die GMSH erwartet die vollständige und vergabekonforme Übersendung aller für eine Angebotserstellung erforderlichen Vergabeunterlagen von der ausschreibenden Fachstelle. Dort werden die Unterlagen lediglich inhaltlich auf Einhaltung der Vergabevorschriften geprüft. Die GMSH fügt alle formalen Unterlagen hinzu und sendet den kompletten Satz Unterlagen zurück an die ausschreibende (Fach-) Stelle mit der Bitte um Prüfung und Freigabe. Erst wenn die Freigabe vorliegt, erfolgt die Veröffentlichung der Ausschreibung, somit ist eine Aussage zur Dauer bis zur Bekanntmachung einer Ausschreibung nicht möglich. Häufige Korrekturen der Ausschreibungsunterlagen ergeben zwangsläufig eine lange Bearbeitungszeit bis zur endgültigen Ausschreibung. Grundsätzlich werden auch Bieterfragen bearbeitet, was allerdings aufgrund von unzureichendem Hintergrundwissen nur sehr eingeschränkt möglich ist. Auch bei der GMSH ist in der Regel die ausschreibende Stelle miteinzubeziehen. Die Submission, einschließlich der rechnerischen Prüfung der Angebote, erfolgt noch durch die GMSH. Nach Übergabe der nachgerechneten Angebote an die Fachstelle wird keine weitere Unterstützung mehr angeboten.

 

 Auch von der GMSH wird Fachwissen/-kompetenz vor Ort vorausgesetzt. Die Berechnung der Vergütung erfolgt analog zu der Berechnungsgrundlage des Kreises Pinneberg. Der Verwaltungsaufwand sowohl während des Ausschreibungsprozesses, aber besonders nach der Durchführung der Submission, ist noch höher einzuschätzen. Zusätzlich sind die undefinierten Kostenermittlungsansätze als sehr unwirtschaftlich und als schwer kalkulierbar einzuordnen.

 

Dritter Anbieter ist die „Kommunalberatung und Service GmbH (KUBUS)“. Bisher war dieser Anbieter bei Vergaben nur im Bereich der Kommunal- und Feuerwehrfahrzeuge tätig. Zwischenzeitlich bietet die KUBUS auch die Durchführung von Bauleistungen an. Eine Auskunft über mögliche Kosten pro Vergabe konnte nicht erteilt werden, da die Vergaben in unterschiedlichen voneinander unabhängigen Abteilungen je nach Vergabeverordnung durchgeführt werden. Es konnten daher nur für den Teil der Lieferleistungen im Bereich Kommunalfahrzeuge Informationen eingeholt werden. Ausschreibungen für Fahrzeuge – Feuerwehr und Bauhof sind mit mind. 3% der Auftragssumme zu vergüten. 

Beispiele: Trecker Bauhof aktuell Auftragswert  103.000 €  = 3.090 €; 

Drehleiterfahrzeug der Feuerwehr Auftragswert 707.693 €  = 21.230 €. 

 

Die KUBUS führt nur das reine Vergabeverfahren durch. Ein Anforderungsprofil einschließlich Leistungsanforderung und Leistungsverzeichnis werden von der ausschreibenden Stelle erstellt. Eine fachliche Begleitung wird nur im geringen Umfang angeboten. Es erfolgt keine Prüfung auf Erfüllung der vergaberechtlichen Vorgaben. Es wird lediglich die Submission sowie die inhaltliche Wertung der eingegangenen Angebote durchgeführt. Zusätzlich wird die Fachstelle bei der Abnahme des Fahrzeuges begleitet. 

 

Auskünfte, wie Bauvergaben durchgeführt und abgerechnet werden, konnten nicht gegeben werden. 

 

Auch konnten keine Angaben über die zu erwartende Dauer eines Verfahrens erteilt werden.

 

 

 

Festzuhalten ist auch hier, dass für die Stadt Wedel ein erhöhter Verwaltungsaufwand entstehen wird. Auch von der KUBUS wird Fachwissen/-kompetenz vor Ort vorausgesetzt. Ebenfalls gilt jedes Ausschreibungsverfahren, einschl. Wiederholung oder Lose, als eine Ausschreibung und ist entsprechend zu vergüten. 

 

Ausschreibungen durch Dritte erfolgen immer ohne Anerkennung einer Rechtspflicht (ohne Anerkennung der Präjudiz = Rechtspflicht). Das bedeutet im Streitfall bei Formfehlern, Schadensersatz etc. muss die Stadt Wedel zusätzlich eine entsprechende Rechtsvertretung vorhalten.

Zusätzlich hat die Stadt Wedel bei der Durchführung von Vergabeverfahren durch Dritte keinen Einfluss mehr auf den Verfahrensablauf und die Zeitabläufe. Die Durchsetzung der von der Stadt gewünschten/angestrebten Erfüllungszeiträumen ist nicht gewährleistet. 

 

Zurzeit ist durch die Dienstanweisung für Vergaben der Stadt Wedel festgelegt, dass alle Ausschreibungen ab einem geschätzten Auftragswert von 10.000 €/netto durch die Vergabestelle durchzuführen sind. Ausschreibungen unter diesem Wert, sind durch die Vergabestelle zu begleiten. Dieses Vorgehen soll aber auch die Stadt Wedel und ihre Bediensteten vor dem Anfangsverdacht möglicher Korruption schützen. Durch die Ausgliederung von Vergaben, an eine nicht an dem Verfahren beteiligte innerhalb der Stadt eingerichtete Fachstelle, kommt die Stadt Wedel den Anforderungen des Vergaberechts zur Vermeidung von Interessenskonflikten (Absprachen, Korruption) nach.  

 

Alle 3 Anbieter erwarten von der ausschreibenden Stelle Fachwissen für  Ausschreibungen. Die Vergabestelle müsste demnach für einen Zeitraum vorgehalten werden, bis die jeweiligen Fachdienste ihre Mitarbeiter*innen soweit nachschulen konnten, um ausreichendes Fachwissen im Hinblick auf die Anforderung des Vergaberechts aufzubauen. Vergaberechtsschulungen verursachen sowohl Kosten für die Fortbildung inkl. Fahrtkosten aber auch durch den Ausfall der Mitarbeiter*innen für die Dauer der Fortbildung. Ferner hat sich das Vergaberecht in den letzten Jahren derart komplex entwickelt, dass die Mitarbeiter*innen der ausschreibenden Stellen ohne die Unterstützung der Vergabestelle der Stadt Wedel zusätzlich belastet und in Teilen auch überfordert sind. Zusätzlich werden bei allen 3 Anbietern nach Durchführung der Submission einschließlich Nachrechnung die Unterlagen an die ausschreibende Kommune zur weiteren Bearbeitung abgegeben. Eine formale Prüfung der Rechtmäßigkeit der eingereichten Angebote findet nicht statt, sondern muss von der jeweiligen Gemeinde durchgeführt werden. 

 

Alle ausschreibenden Fachdienste der Stadt Wedel müssen die notwendige Fachkompetenz, die seit 2006 zentral aufgebaut und vorgehalten wurde, in ihren eigenen Bereichen wiederaufbauen und regelmäßig fortbilden. Dies ist insbesondere in den technischen Bereichen, wie z.B. Gebäudemanagement, dem Bereich der öffentlichen Flächen aber auch den Bereichen, die nur unregelmäßig Ausschreibungen durchführen, mit Kosten aber vor allem auch mit dem Einsatz von Arbeitszeiten verbunden. Diese Zeiten stehen dann für andere notwendige Aufgaben nicht zur Verfügung. Darüber hinaus würde innerhalb der Stadtverwaltung kein unabhängiges Kontrollorgan vorgehalten werden. 

 

Die vollständige Aufgabe der zentralen Vergabestelle hätte zur Folge, dass im Streitfall bei Vergaben diese von den ausschreibenden Fachdiensten unter Inanspruchnahme des Justiziariats erfolgen müsste. Dringliche Ausschreibungen, wie z.B. Herrichtung von Wohnraum für Flüchtlinge oder aber auch Förderprogramme, die zeitlich gebunden sind, wären von den jeweiligen Bereichen durchzuführen. Vor dem Hintergrund, dass auch bei einer Ausgliederung der Vergaben an einen Dienstleister das Vorhalten von Fachkompetenz von der Stadt Wedel erwartet wird und der Menge an Ausschreibungen, ist der gewünschte Effekt zur Kosteneinsparung und damit die Entlastung des Haushaltes nicht zu erzielen. 

 

 

 

 

 

 

 

Nachfolgend die Statistik der Ausschreibungsverfahren der Stadt Wedel über die Vergabestelle in den letzten 3 Jahren: 

 

2020         78   

2021         72 

2022 (bis 15.04. veranlasste und abgeschlossene Verfahren) 49  

 

Die Stadt Wedel steht zum jetzigen Zeitpunkt aber auch zukünftig insbesondere in den Bereichen Schule/Bildung, Unterkünften und den künftigen Maßnahmen aus dem Mobilitätskonzept vor erheblichen Herausforderungen. Die benötigten Bedarfe können durch die angespannte Marktsituation, mangelnde Fachkräfte und schwerlieferbare Materialien, schwer erfüllt werden. Die Aufgabenbewältigung kann nur durch die Bündelung von Fachwissen im Bereich Gebäudemanagement, dem Bereich der öffentlichen Flächen und dem Fachdienst Bildung, Kultur und Sport durch die Unterstützung einer gut aufgestellten Vergabestelle zeitnah erfüllt werden. Eine zusätzliche Arbeits-/Aufgabenverdichtung bei den jeweiligen Fachdiensten ist im Sinne aller Nutzer nicht vertretbar. 

Die Verwaltung empfiehlt die Vergabeverfahren aus den folgenden Gründen nicht an den Kreis Pinneberg (oder anderen externen Dienstleister) zu vergeben:

 

• Ein externer Dienstleister übernimmt nur einen kleinen Teil (ca. 20%) des Vergabeverfahrens.
• Viele Verfahrensschritte (ca. 80%) wären auch weiterhin von der Stadt Wedel zu erbringen.
• Das Vergabeverfahren würde durch die externe Erbringung der Leitung deutlich langwieriger.
• Fördermittel würden unter Umständen durch ein langes Vergabeverfahren verloren gehen.
• Die Stadt Wedel hat keinen Einfluss auf die Verfahrensdauer des Ausschreibungsvorganges und somit auf rechtzeitige Erfüllung des erforderlichen Bedarfs.
• Beratung in Vergaberechtsfragen wird nur sehr eingeschränkt oder gar nicht angeboten.

 

Die Verwaltung empfiehlt, stattdessen dem Kreis Pinneberg in Kooperation Beratungen und Durchführungen von Vergabeverfahren zur Unterstützung der kreiseigenen Vergabestelle zu vergleichbaren Konditionen anzubieten.   

Weitere Alternativen gibt es nicht.

Kostenansatz Haushalt 2022 ausgehendend von den Personalkostenanteilen rd. 120.000 €:

 

Dieser Kostenansatz ist wie folgt aufzuteilen:

Vorarbeiten ca.                     40 %              48.000 €

Vergabeverfahren ca.            20 %              24.000 €

Nacharbeiten ca.                   40 %              48.000 €

 

Das heißt, es würde lediglich eine Kostenersparnis von rund 24.000 € aus dem Vergabeverfahren erzielt werden. Demgegenüber stehen bereits für 2022 (Stand 15. April) 49 Ausschreibungen, sodass hier schon ein Betrag in Höhe von 58.800 € an den Kreis Pinneberg zu zahlen wären, wenn die Leistungen dort abgerufen werden würden. Die zeitliche Verzögerung kann in Euro nicht dargestellt werden, ist aber wie bereits oben ausgeführt, ein wesentlicher Faktor (z.B. Verlust von Fördergeldern).

 

Allein die Zurverfügungstellung von Beratungsleistungen bzw. Durchführung von Vergaben für Dritte könnten bei vorhandenen Kapazitäten die Kosten von 24.000 € jährlich durch die neu generierten Einnahmen noch weiter reduziert werden. Bereits mit Durchführung von 20 Vergaben für Dritte wäre die Vergabestelle kostenneutral.

Der Beschluss hat finanzielle Auswirkungen:  ja  nein

 

Mittel sind im Haushalt bereits veranschlagt  ja  teilweise   nein

 

Es liegt eine Ausweitung oder Neuaufnahme von freiwilligen Leistungen vor:  ja  nein

 

Die Maßnahme / Aufgabe ist  vollständig gegenfinanziert  (durch Dritte)

  teilweise gegenfinanziert (durch Dritte)

  nicht gegenfinanziert, städt. Mittel erforderlich

 

Aufgrund des Ratsbeschlusses vom 21.02.2019 zum Handlungsfeld 8 (Finanzielle Handlungsfähigkeit) sind folgende Kompensationen für die Leistungserweiterung vorgesehen:   (entfällt, da keine Leistungserweiterung)

 

 

Ergebnisplan
Erträge / Aufwendungen	2022 alt	2022 neu	2023		2024		2025	2026 ff.
		in EURO
*Anzugeben bei Erträge, ob Zuschüsse / Zuweisungen, Transfererträge, Kostenerstattungen/Leistungsentgelte oder sonstige Erträge Anzugeben bei Aufwendungen, ob Personalkosten, Sozialtransferaufwand, Sachaufwand, Zuschüsse, Zuweisungen oder sonstige Aufwendungen
Erträge*			24.000		24.000		24.000	24.000
Aufwendungen*
Saldo (E-A)
Investition	2022 alt	2022 neu	2023		2024	2025		2026 ff.
	in EURO
Investive Einzahlungen
Investive Auszahlungen
Saldo (E-A)