Mitteilungsvorlage - MV/2022/020

Ein Prozessregister ist eine Darstellung aller Prozesssteckbriefe in tabellarischer Form. Im Grunde ist diese Auflistung eine Datenbank und enthält sämtliche Prozesse der Stadtverwaltung. Sie gibt Auskunft u.a. über Zuständigkeiten, Adressaten, Beteiligte, Frequenz und Ziel der Prozesse. Wir gehen derzeit davon aus, dass bei der Stadt Wedel weit mehr als tausend Prozesse in einem Prozessregister zu erfassen sind.

 

Das Prozessregister ist dann Basis für alle weiteren Optimierungsüberlegungen und wird ebenfalls benötigt zum Aufbau von digitalen Workflows während der Verwaltungsdigitalisierung. Für die Stadt Wedel sind daher auch Parameter interessant, die Aufschluss über Anzahl und Häufigkeit von Druckvorgängen innerhalb des Prozesses oder über formelle Anforderungen wie zum Beispiel das Schriftformerfordernis geben.

 

Der Aufbau eines Prozessregisters ist also dringend notwendig. Bereits seit 2019 arbeitet der Fachdienst Interner Dienstbetrieb im Rahmen der personellen Möglichkeiten daher an der Umsetzung des Projektes. Das Projekt wurde mit dem Aufbau der digitalen Akte (E-Akte) kombiniert.

 

Die derzeit vorhandenen personellen Ressourcen sind jedoch nicht ausreichend, um alle Prozesse der Stadtverwaltung in kürzester Zeit aufnehmen und bewerten zu können. Die Projektarbeit würde sich nach jetziger Erkenntnis über mehrere Jahre erstrecken, wenn Screening und Dokumentation der Prozesse weiterhin „nebenbei“ erfolgen. Eine externe Begleitung würde den Projektablauf erheblich beschleunigen und die Laufzeit auf wenige Monate verkürzen. Die externe Begleitung des Projektes wird daher angestrebt.

 

Aus diesem Grunde wurden für das Jahr 2021 bereits finanzielle Mittel eingeplant und ein Vergabeverfahren durchgeführt. Der Leistungskatalog für die Ausschreibung umfasste neben dem Aufbau des Prozessregisters auch die Priorisierung der Prozesse hinsichtlich der Digitalisierungs-fähigkeit sowie die Ausarbeitung einer Optimierungsempfehlung.

 

An der Ausschreibung beteiligten sich 3 Marktbewerber. Die Angebote wiesen Gesamtsummen von 198.000,00 € bis 348.000,00 € auf und sahen zudem eine aktive, intensive Mitarbeit des städtischen Personals vor. Das Vergabeverfahren wurde ohne Zuschlagserteilung beendet, da die Gesamt-maßnahme als unwirtschaftlich eingestuft wurde.

 

Im weiteren Verlauf wurde nun der Fortgang des Projektes neu durchdacht. Unstrittig ist, dass der Aufbau eines Prozessregisters notwendig ist und zeitnah durchgeführt werden muss. Zudem sollte die gesamte Stadtverwaltung zeitgleich betrachtet werden, damit Prozesse, an denen mehrere Fachdienste oder sogar Fachbereiche beteiligt sind, ebenfalls vollständig aufgenommen und einer nachfolgenden, kritischen Betrachtung unterworfen werden können.

 

Eine Markterkundung wurde daher durchgeführt. Mit einem Aufwand von 50 Personentagen bzw. 64.500,00 € zzgl. MwSt. zum Aufbau des Prozessregisters ist zu rechnen. Diese Kostenschätzung beruht jedoch auf der Annahme, dass die gesamte Stadtverwaltung neu betrachtet werden muss und die Prozesse vollständig neu aufgenommen werden. Da jedoch bereits zahlreiche Prozesse im Rahmen der Einführung der elektronischen Akte in den Fachdiensten Interner Dienstbetrieb, Personal, Wirtschaft und Steuern sowie im Personalrat aufgenommen wurden, reduziert sich der erforderliche Aufwand, so dass die im Rahmen der Kostenschätzung präsentierten Aufwendungen tatsächlich geringer ausfallen dürften. Die Beauftragung der externen Begleitung soll daher als Rahmenkontingent erfolgen, d. h. nicht verbrauchte Zeitanteile werden nicht vergütet.

Es ist anhand der kalkulierten Personentage davon auszugehen, dass der Aufbau des Registers rund drei Monate in Anspruch nehmen wird. Das Projekt wird durch Mitarbeitende des Sachgebietes Organisation & Digitales betreut und gesteuert.

 

Die Fortführung und Aktualisierung des Prozessregisters, eine nachfolgende Visualisierung der Prozesse in einer Prozesslandkarte sowie die Ausarbeitung von Optimierungs- und Digitalisierungs-empfehlungen für die Verwaltungsleitung wären aufgrund der begrenzt verfügbaren, personellen Kapazitäten mit dem vorhandenen Personal nicht abgedeckt. Folglich wären weitere Beauftragungen von externen Dienstleistern oder die Ausweitung des Personalbestandes im Sachgebiet Organisation & Digitalisierung ab 2023 erforderlich.

 

Da die Stelle im Sachgebiet Organisation, die dieses Projekt für die Stadt Wedel begleiten müsste, ebenfalls mit der Organisation der Bürgermeister- und Landtagswahl 2022 federführend betraut ist, kann ein Projektstart erst nach dem 08.05.2022 liegen.