Mitteilungsvorlage - MV/2022/010

Ergänzend zu der Präsentation vom 14.02.2022 werden hier die Fragen von Herrn Fölske / SPD Fraktion vom 17.12.2021 beantwortet:

 

 

1. Frage SPD Fraktion:

 

Die Verwaltung wird gebeten, einen Überblick zu geben über das aktuelle System des Controllings in der Verwaltung und die Einbindung des Controllings in das Führungssystem der Stadtverwaltung (Stellen/Aufgaben, Schnittstellen, Aufbau /Ablaufstruktur, Prozesse).

 

Antwort der Verwaltung:

 

Das Controlling ist im Fachbereich 3, Fachdienst 3-20 Finanzen angesiedelt.

Argumente für eine Ansiedlung im Fachdienst Finanzen waren:

 

• Direkter Zugriff auf die Informationen aus der Buchhaltung und der Finanzverwaltung.
• Haushaltsplanung als klassische Bestandteil der Controlling-Aufgabe.
• „Standing“ gegenüber anderen Fachdiensten ist größer, da der Fachdienst Finanzen als „Budgetoberverantwortlicher“ dahintersteht.
• Bei einer Stabsstelle sind die Informationen nicht direkt verfügbar, sondern müssen erst über den Umweg des Fachdienst Finanzen beschafft werden.
• Eine Stabsstelle funktioniert in der Regel nur mit weitreichenden Befugnissen.

 

Das Controlling ist mit 2 Vollzeit-Stellen ausgestattet. Aktuell ist eine der Stellen nicht besetzt, die Nachfolge startet voraussichtlich zum 01.05.2022.

Zu den Aufgaben wird auf die Präsentation vom 14.02.2022 im HFA verwiesen.

 

2. Frage SPD Fraktion:

 

Weiterhin wird gebeten, einen Ausblick in die nahe und mittlere Zukunft zu geben zur Weiterentwicklung des Führungssystems und insbesondere des Controllings.

 

Antwort der Verwaltung:

 

Es wird auf die Präsentation vom 14.02.2022 im HFA verwiesen.

Wenn alle Vorschläge aufgegriffen werden sollten, ist für die Umsetzung eine personelle Verstärkung notwendig.

 

3. Frage SPD Fraktion:

 

Wie hoch ist die Aussagekraft der Planzahlen für das Jahresergebnis 2021 auf Basis / der letzten Hochrechnung?

 

Antwort der Verwaltung:

 

Das Jahresergebnis 2021 liegt aktuell noch nicht vor.

Wie in jedem Jahr werden verwaltungsintern noch bis zum 31.01.2022 Buchungsvorgänge, die das Jahr 2021 betreffen, verarbeitet. Erst nach diesem Zeitpunkt kann mit dem Jahresabschluss begonnen werden und ein Jahresergebnis erstellt werden.

 

In der laufenden Haushaltsbewirtschaftung wird in den Cockpitberichten das zu erwartende Jahresergebnis prognostiziert. Die Berechnung einer genauen Prognose wird insbesondere durch drei Besonderheiten erschwert:

 

• Erstens zum Teil hoch volatile Erträge, insbesondere sind hier die Gewerbesteuererträge zu nennen.
• Zweitens werden aus kaufmännischer Vorsicht viele Aufwandspositionen bis spät in das Jahr mit Haushaltsansätzen geschätzt.
• Drittens sind die genauen Beträge in der zu bildenden Rückstellung erst bei der Erstellung des Jahresabschlusses bekannt. Die Versorgungsausgleichskasse stellt die Zahlen für die personalwirtschaftliche Rückstellung erst Anfang des Folgejahres zur Verfügung. Bis zu diesem Zeitpunkt werden die Planansätze zugrunde gelegt.

 

Grundsätzlich werden die Planzahlen auf Basis der Ergebnisse der Vorjahre sowie der Erfahrungen der letzten Jahre erstellt. Wie in jedem Unternehmen erschweren nicht planbare Ereignisse (hier z.B. Corona-Pandemie, Weggang von großen Gewerbesteuerzahlern, Beschlüsse der Gremien im laufenden HH-Jahr, die vorher nicht finanziell eingerechnet waren) die Aussagekraft der ermittelten Planzahlen.

 

Durch die neue Finanzsoftware stehen der Stadt Wedel umfangreichere Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung, die künftig zu einer Verbesserung der errechneten Prognosen führen werden.

 

Im Rahmen der Haushaltskonsolidierung werden neue Grundsätze für die Planung und Bewirtschaftung des Haushalts erarbeitet (Maßnahme Nr. 37 Haushalts-Konsolidierungskonzept).

 

4. Frage SPD Fraktion:

 

Wie hoch ist die Aussagekraft der Planzahlen für die Mehrjahresplanung?

 

Antwort der Verwaltung:

 

Die Mehrjahresplanung (mittelfristige Finanzplanung) beruht im Kern auf fortgeschriebenen Planansätzen des Haushaltsjahres. Dabei werden die Planansätze entsprechend der Steuerschätzung, den Vorgaben aus dem Haushaltserlass der Innenministerin und ggf. eigenen Prognosen fortgeschrieben. Die Produktverantwortlichen sind gehalten, bereits bekannte Veränderungen in den Folgejahren bei der Haushaltsplanung zu berücksichtigen.

 

Für eine Mehrjahresplanung ist die Wahrscheinlichkeit, dass unerwartete Ereignisse das erwartete Ergebnis beeinflussen wie in der freien Wirtschaft deutlich höher als in einem Zyklus von nur einem Jahr.

 

Je weiter in die Zukunft die mittelfristige Finanzplanung reicht, desto größer werden auch die Ungenauigkeiten.

 

5. Frage SPD Fraktion:

 

Über welche Hilfsmittel und Manpower verfügen die Fachdienste und Fachbereich, die richtigen Zahlen für ihre Budgetplanung zu ermitteln?

Wie ist der Budgetprozess heute (Top Down, Bottom Up)?

 

Antwort der Verwaltung:

 

Der Budgetprozess bei der Stadt Wedel ist aktuell Bottom Up.

(siehe auch Wedeler Steuerungskreislauf aus 2019).

Die Fachdienstleitungen (Produktverantwortliche) können über die bei der Stadt Wedel seit Anfang 2020 verwendete Finanzsoftware H+H auf ihre Ergebnisse des Vorjahres zugreifen und daraus eine Planung für die in ihrer Verantwortung liegenden Produkte entwickeln. 

 

Soweit notwendig steht das Controlling den Fachdienstleitungen unterstützend zur Seite. Die Fachdienstleitungen melden dem Fachdienst Finanzen ihren Budgets bis zum 01.07. für das Folgejahr. Dort werden alle Anmeldungen gesammelt, aufbereitet (ggf. hinterfragt). Dem Bürgermeister und dem Leitungsteam wird auf Basis dieser Anmeldungen ein erster Haushaltsentwurf vorgelegt.

 

Der Bürgermeister entscheidet über den Haushaltsentwurf und legt diesen in der Regel nach den Herbstferien den städtischen Gremien zur weiteren Diskussion und Entscheidung vor.

 

6. Frage SPD Fraktion:

 

Wie funktioniert heute die Planung/Ermittlung/Überprüfung u.a. der Gebühren, der Finanzkosten, der Personalkosten, der Kosten der Dienstleistungen für Dritte (z.B. Kreis, siehe Hinweis LRH zu Straßenreinigungsgebühren und Leistungsrechnung).

 

Antwort der Verwaltung:

 

Aktuell werden die Gebühren von den jeweiligen Fachdiensten ermittelt und berechnet. Soweit gewünscht unterstützt das Controlling die Fachdienste bei den Berechnungen mit Knowhow und Fachlichkeit (z.B. KAG). Die Unterstützung erfolgte auf freiwilliger Basis und die Entscheidung, ob Unterstützung nötig ist oder nicht traf bisher die Fachbereichsleitung.

 

Zukünftig ist geplant, alle Gebührenberechnungen zentral von der zentralen Steuerungsunterstützung (Controlling) erstellen zu lassen und hier die entsprechende „Man-Power“ sowie Fachlichkeit bereit zu halten. Die Hinweise des LRH werden damit umgesetzt.