Beschlussvorlage - BV/2021/048

Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Wedel, die Verwaltung mit der Umsetzung des Haushaltskonsolidierungsvorschlages Effizientere Gremienarbeit zu beauftragen. Die Verwaltung wird sodann hierzu eine Änderung der Hauptsatzung vorbereiten mit dem Ziel, die Anzahl der regulären Sitzungen von 11 auf 6 Sitzungen pro Ausschuss und Jahr zu reduzieren.

1. Strategischer Beitrag des Beschlusses

(Bezug auf Produkt / Handlungsfeld / Oberziele)

Handlungsfeld 7 - Zukunftsfähigkeit der Stadtverwaltung

 

2. Maßnahmen und Kennzahlen für die Zielerreichung des Beschlusses

 

Das Haushaltskonsolidierungskonzept 2020 enthält auf Seite 98 die Einzelmaßnahme „Effizientere Gremienarbeit“. Diese Maßnahme ist dem Handlungsfeld 7 „Zukunftsfähigkeit der Stadtverwaltung“ zugeordnet.

 

Die Maßnahme ist in dem Konzeptpapier wie folgt beschrieben:

§ 3 der Hauptsatzung der Stadt Wedel regelt, dass der Rat in der Regel einmal im Monat einberufen werden soll. Die Ausschusssitzungen finden in einem ähnlichen Rhythmus statt. Vorgesehen sind monatliche Sitzungen mit Ausnahme des Julis aufgrund der sitzungsfreien Zeit. Somit sind 11 Sitzungen pro Jahr und Gremium angesetzt. Einige der Sitzungen fallen aufgrund von fehlendem Beratungsbedarf aus. Somit finden ca. 60 Sitzungen pro Jahr statt, die vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden müssen.

Nach § 34 S. 2-3 Gemeindeordnung SH ist die Gemeindevertretung einzuberufen, so oft es die Geschäftslage erfordert. Sie soll mindestens einmal im Vierteljahr einberufen werden. Es handelt sich um eine Soll-Vorschrift, die grundsätzlich einzuhalten ist. Abweichungen sind nur möglich, wenn zwingende Gründe dies erfordern. Dies wäre, wenn objektiv kein Beratungsbedarf besteht.

 

Wie regeln es andere Städte in den Hauptsatzungen oder Geschäftsordnungen?

Kommune	Rechtliche Regelung	Sitzungen pro Jahr
Elmshorn	So oft es die Geschäftslage erfordert, mindestens jedoch einmal im Vierteljahr (ordentliche Sitzung)	Rat: 5  Ausschüsse: je ca. 4-14
Pinneberg	Die Ratsversammlung ist nach Bedarf, mindestens jedoch einmal im Vierteljahr einzuberufen.	Rat: 8-10  Ausschüsse: je 5-9
Norderstedt	Die Stadtvertretung und die Ausschüsse sind zu Sitzungen einzuberufen, sooft es die Geschäftslage erfordert, die Stadtvertretung jedoch mindestens einmal in zwei Monaten.	Rat: 8-10 Ausschüsse: je 8-18
Quickborn	Die Ratsversammlung soll grundsätzlich alle zwei Monate durch die/den Bürgervorsteher/in einberufen werden.	Rat: 8-9 Ausschüsse: je 7-12
Ahrensburg	Nach den Bestimmungen der Gemeindeordnung	Rat: 10 Ausschüsse: je 8-18
Itzehoe	Die Ratsversammlung ist einzuberufen, so oft die Geschäftslage es erfordert, mindestens jedoch einmal im Vierteljahr.	Rat: 6 Ausschüsse: je 6-11

 

Verglichen mit den genannten Städten finden in Wedel also häufiger Sitzungen statt, so dass eine Änderung sinnvoll erscheint.

 

Eine Veränderung der Sitzungsintervalle könnte zudem weitere Vorteile bringen:

• bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf für das Ehrenamt
• bessere Vorbereitung und damit Verbesserung der Qualität der Vorlagen aufgrund des geringeren Zeitdruckes
• weniger nachgereichte Unterlagen
• Kostenersparnis bei Bekanntmachungen
• Kostenersparnis bei Bewirtung

 

Bei einer Veränderung des Sitzungsintervalls von 11 auf z. B. 6 Sitzungen pro Ausschuss und Jahr sind Einsparungen von ca. 10.000 Euro pro Jahr möglich.

 

Hinzukommen (Zeit- und Aufwands-) Einsparungen im Personalbereich z. B. für

• Gremienbetreuung
• Teilnehmende Mitarbeiter*innen
• Reinigungskräfte
• Hausmeister
• Druckerei

 

Ferner könnten durch eine regelmäßige schriftliche Information des Bürgermeisters zu den aktuellen Themen, ein regelmäßiges Berichtswesen bzw. durch Videokonferenzen den Informationsbedürfnissen der Selbstverwaltung Rechnung getragen werden. Möglich wäre es zudem, versuchsweise für 2021 ein verändertes Intervall einzuführen und dann abschließend zu beurteilen, ob dies ein sinnvoller Weg ist.

 

Gleichzeitig sollte der Sitzungsbeginn auf 18 Uhr verschoben werden, da dann verwaltungsseitig

die Zahl der Arbeitsstunden reduziert werden könnte, was zu weiteren Einsparungen führen würde.

 

Die Maßnahme ist Teil des Haushaltskonsolidierungskonzeptes 2020. Alle Einzelmaßnahmen des Gesamtkonzeptes sollen in den jeweils zuständigen Fachausschüssen separat vorbesprochen und dann dem Rat als Gesamtkonzept zur Beschlussfassung vorgelegt werden.

 

Ziel des Haushaltskonsolidierungskonzeptes ist es, die Leistungsfähigkeit der Stadt Wedel zu verbessern und zu sichern. Die Maßnahme „Effizientere Gremienarbeit“ ist aufgrund der zu erwartenden Aufwands- und Kostensenkung hierfür geeignet. Zudem trägt diese Maßnahme zu einer besseren Vereinbarkeit von Familie und Ehrenamt bei, da eine effizientere Gremienarbeit infolge der größeren Sitzungsintervalle auch zu einer geringeren, zeitlichen Belastung für Rats- und Ausschussmitglieder führt.

 

Die Beauftragung der Verwaltung, diese Maßnahme zur Haushaltskonsolidierung umzusetzen, entfaltet noch keine direkten finanziellen Auswirkungen. Die finanziellen Auswirkungen entstehen erst mit der dann folgenden Beschlussfassung zur Änderung der Hauptsatzung. Insofern sind nachfolgend die finanziellen Auswirkungen mit Nein angegeben, obwohl die Maßnahme zur Haushaltskonsolidierung beitragen kann. Zur besseren Übersicht sind die erwarteten Minderaufwendungen dennoch tabellarisch erfasst.

Alternativ könnte die Empfehlung des Haupt- und Finanzausschusses an den Rat der Stadt Wedel nicht erfolgen. Die Verwaltung würde dann nicht beauftragt werden, die Maßnahmenumsetzung vorzubereiten.

 

Sofern die Empfehlung nicht erteilt wird, hätte dies noch keine direkten finanziellen Auswirkungen, da die beschriebenen finanziellen Effekte nicht unmittelbar durch die Beschlussfassung des Rates eintreten. Vielmehr ist, nachdem der Rat die Verwaltung mit der Umsetzung der Maßnahme beauftragt hat, zunächst eine Änderung der Hauptsatzung vorzunehmen und die Anzahl der Sitzungen zu reduzieren.

Sollte die Empfehlung nicht erteilt werden, würde jedoch bereits hier die Weiche dafür gestellt werden, dass die geschätzten Einsparungen von rund 10.000,00 € nicht erzielt werden können.

Der Beschluss hat finanzielle Auswirkungen:  ja  nein

 

Mittel sind im Haushalt bereits veranschlagt  ja  teilweise   nein

 

Es liegt eine Ausweitung oder Neuaufnahme von freiwilligen Leistungen vor:  ja  nein

 

Die Maßnahme / Aufgabe ist  vollständig gegenfinanziert  (durch Dritte)

  teilweise gegenfinanziert (durch Dritte)

  nicht gegenfinanziert, städt. Mittel erforderlich

 

Aufgrund des Ratsbeschlusses vom 21.02.2019 zum Handlungsfeld 8 (Finanzielle Handlungsfähigkeit) sind folgende Kompensationen für die Leistungserweiterung vorgesehen:   (entfällt, da keine Leistungserweiterung)

 

 

Ergebnisplan
Erträge / Aufwendungen	2021 alt	2021 neu	2022		2023		2024	2025 ff.
		in EURO
*Anzugeben bei Erträge, ob Zuschüsse / Zuweisungen, Transfererträge, Kostenerstattungen/Leistungsentgelte oder sonstige Erträge Anzugeben bei Aufwendungen, ob Personalkosten, Sozialtransferaufwand, Sachaufwand, Zuschüsse, Zuweisungen oder sonstige Aufwendungen
Erträge*
Aufwendungen*			-10.000,00		-10.000,00		-10.000,00	-10.000,00
Saldo (E-A)
Investition	2021 alt	2021 neu	2022		2023	2024		2025 ff.
	in EURO
Investive Einzahlungen
Investive Auszahlungen
Saldo (E-A)