Mitteilungsvorlage - MV/2021/049

Im vergangenen Jahr wurde die bisher genutzte Sitzungsdienst-Software Session mit der App Mandatos ersetzt durch die neue Software Allris4.

Zwei Gremienmitglieder haben sich nach einer digitalen Testphase doch für Papier-Sitzungsunterlagen entschieden, ansonsten waren die Rückmeldungen sowohl aus Verwaltung als auch Politik überwiegend positiv.

 

Mit der neuen Software-Allris4 als Cloudlösung hat sich verbessert:

 

-          Die Sitzungsunterlagen stehen sofort nach Freigabe zur Verfügung und nicht erst nach einem der zweimal täglich stattfindenden Datenabgleiche.

-          Die Sitzungsunterlagen sind übersichtlicher gestaltet.

-          Die parallele Versorgung mit Sitzungsunterlagen aus Papier konnte zum 01.01.2021 eingestellt werden. Es werden lediglich noch Sitzungsunterlagen für die Vertretungsfälle, für die Öffentlichkeit und für die Gremiumsmitglieder, die sich gegen digitale Unterlagen entschieden haben, ausgedruckt. Der Papierverbrauch konnte so deutlich verringert werden. In 2019 als normalem Sitzungsjahr gab es 10 Sitzungen je Gremium. Je Turnus wurden durchschnittlich 22.650 Blätter Papier für Sitzungsunterlagen verbraucht. Für die Sitzungen im März 2021 waren es noch 6.250 Blätter für Sitzungsunterlagen. Allerdings haben sich durch die Corona-bedingt ausgefallenen Sitzungen sicher Themen angestaut und es mussten überdurchschnittlich viele Unterlagen erzeugt werden. Trotzdem konnte eine Reduzierung des Papierverbrauches auf gut ein Viertel im Vergleich zu 2019 erreicht werden.

-          Anträge und Anfragen werden mit eigenen Vorlagennummern versehen.

-          Niederschriften werden automatisch mit dem TOP „Genehmigung der Niederschrift vom ...“ der Folgesitzung verlinkt, so dass ein mühsamer Wechsel zwischen mehreren Sitzungen entfällt.

-          In den automatisierten Benachrichtigungs-Mails aus Allris heraus ist der Link zur Sitzung enthalten und ein direkter Zugriff auf die Sitzung möglich.

-          Die Recherchemöglichkeiten sind umfangreicher.

 

Auch für die Verwaltung haben sich durch die Umstellung diverse Abläufe verbessert:

 

-          Der Aufbau der Software zum Erstellen von Vorlagen ist deutlich intuitiver. Selbst Mitarbeiter*innen, die selten Vorlagen schreiben, können dies mit Hilfe einer erstellten Anleitung erledigen.

-          Für die Genehmigung von Vorlagen wird nun der digitale Workflow genutzt. Das erspart Zeit, da die Vorlage nicht mehr in Umlaufmappen durch das Haus getragen wird. Erteilt ein Beteiligter sein Einverständnis, erhält der nächste Beteiligte sofort und automatisch per Mail eine Information mit Link zur Vorlage. Das Einverständnis zu erteilen oder die Vorlage freizugeben ist auch vom mobilen Arbeitsplatz möglich. Der Vorlagenersteller hat außerdem die Übersicht, bei wem die Vorlage gerade zur Genehmigung ansteht und kann ggf. gezielt nachfragen.

-          Auch verwaltungsintern können Mails aus Allris genutzt werden. Bei Rückfragen zu einer Vorlage z.B. ist es komfortabel, wenn der Link zur Vorlage in der Mail enthalten ist.

-          Das Anlegen und Bearbeiten von Sitzungen ist ebenfalls einfacher mit Allris4.

-          Es konnten Standard-Niederschrifttexte als Vorschlag hinterlegt werden. Das sorgt für Zeitersparnis beim Erstellen der Niederschrift.

-          Der E-Mail-Versand von Standard-Benachrichtigungen an die Politik erfolgt aus Allris heraus. Es müssen parallel keine E-Mail-Verteilerlisten mehr gepflegt werden.

-          Der Support durch den Software-Anbieter ist deutlich besser. Auf Anfragen wird i.d.R. schnell und umfassend reagiert.

 

Der digitale Workflow funktioniert weitestgehend reibungslos. Vereinzelt treten Anwendungsfehler bei den Einstellungen des Workflows auf in den Fällen, wo der Workflow vom Standard abweicht, z.B. bei der Beteiligung zusätzlicher Fachdienste. Das liegt aber an der fehlenden Routine der einzelnen Vorlagenersteller. Die Fehler haben keine großen Auswirkungen und können leicht behoben werden.

Auch bei der Berechnung und Auszahlung von Aufwandsentschädigungen ist noch keine Routine eingetreten, was auch daran liegen mag, dass sie nur einmal im Quartal erfolgt. Bei der Berechnung von anteiligen Ansprüchen in Monaten, die nicht 30 Tage lang sind, ist noch besonderer Aufwand und manuelle Kontrolle notwendig.

 

CC e-gov GmbH als Softwareanbieter von Allris liefert durch regelmäßige Updates Fehlerbehebungen und Verbesserungen. Dabei werden auch die Anregungen und Wünsche der Kunden berücksichtigt.

 

Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass die Umstellung auf die Sitzungsdienst-Software Allris4 sowohl für Verwaltung als auch für Politik ein Gewinn war.