12.11.2019 - 12 Neuorganisation der Sitzungstermine und Struktu...

Herr Burmester erläutert die Beweggründe für die Ansetzung dieses Tagesordnungspunktes. Es gäbe viele Arbeitsgruppen, sich überschneidende Termine, Doodle-Umfragen, Vormittagstermine, etc.

Diese schwierige Terminfindung koste Kapazitäten in der Verwaltung und in den Fraktionen, zumal es schwer sei, berufstätige Mitglieder für die Teilnahme an Arbeitsgruppen zu gewinnen.

Daher wird der Vorschlag unterbreitet, einen festen Termin im Jahresplan alle 2 Monate in der 2. Sitzungswoche von 18-20 Uhr einzuplanen, die  Verwaltung fülle dann die Termine mit Themen der jeweiligen Arbeitsgruppen, sofern Beratungsbedarf bestehe.

Die SPD-Fraktion stimmt dem Vorschlag für eine Testphase einem Jahr zu.

Die Fraktion Bündnis-90/Grüne gibt zu bedenken, dass in den Arbeitsgruppen oft Mitarbeiter*innen der Verwaltung und Externe vertreten sind, daher sei eine Ansetzung in den  Abendstunden vielleicht nicht immer möglich. Es gäbe verschiedene Teilnehmer innerhalb der Fraktionen zu den verschiedenen Themen und in einigen Arbeitsgruppen auch Vertreter anderer Ausschüsse.

Um die Planungssicherheit noch zu erhöhen wird dafür plädiert, solche Termine monatlich als Platzhalter im Kalender vorzusehen. Dies jedoch mit der deutlichen Intention die Termine nur bei vorliegendem Beratungsbedarf der jeweiligen Arbeitsgruppe auch durchzuführen.

Die Verwaltung kann Themen auf einen Termin bündeln um zu vermeiden, dass zukünftig jeder monatliche Termin stattfinden muss.

Die monatliche Terminierung wird von den anderen Fraktionen unterstützt, wünschenswert wäre immer der Dienstag nach einer HFA-Sitzung von 18-20 Uhr. Es wird die  Bitte an die Verwaltung herangetragen, diesen Vorschlag mit den anderen Ausschüssen abzustimmen.